يمكن لإدارات المشتريات الوصول إلى ثروة من البيانات الأساسية في عملياتها اليومية وإدارتها وفرزها. ومع ذلك، لا يستطيع الكثيرون التقاط كل هذه المعلومات، ناهيك عن جعلها شيئًا ذا مغزى.
على عكس أنظمة المشتريات التقليدية، تعد البيانات مفتاحًا للبقاء في السوق الحديثة. اليوم، تستخدم الشركات نظام شراء يعتمد على البيانات لحل المشكلات واستخراج المزيد من القيمة من عملية الشراء الخاصة بها، وما إلى ذلك.
ومع ذلك، فهم يحتاجون إلى طريقة لفهم بياناتهم نحو إحداث تأثير ذي مغزى على أدائهم: التحليلات. في هذه المقالة، سنناقش قيمة البيانات والتحليلات في إدارة المشتريات ولماذا يعد نظام إدارة المشتريات القائم على البيانات جزءًا حيويًا من اللغز.
كيف يربط كل شيء معًا
البيانات صلاحية لجميع إدارات المشتريات. يمكن للبيانات التاريخية عن البائعين وأنماط الإنفاق والأسعار تحسين وضعهم التفاوضي والدفع باتجاه تسعير أفضل. يمكنهم أيضًا تحديد الوقت لتوليد طلبات الشراء، ومستوى الامتثال التنظيمي، والإنفاق المخطط مقابل الإنفاق الفعلي.
تفاصيل الاتصال، وعروض أسعار الخدمات، ومعلومات المنتج، ووقت تلبية الطلب هي بيانات مورد قيمة للحفاظ على تشغيل عملياتهم بسلاسة. في الوقت نفسه، مطلوب وضع البيانات في شكل مفيد حتى يكون لها أي معنى، وبالتالي، نظام التصنيف.
يجب أن يكون تصنيف البيانات متسقًا ودقيقًا ومفصلًا بما يكفي لجعل التحليل أقل تعقيدًا. على سبيل المثال، التصنيف الواسع للإنفاق على المعدات المكتبية لا يكفي. تحتاج إلى تفصيل واضح فيما يتعلق بالتسويق والبحث ومستلزمات الطباعة وحتى مستلزمات المطبخ.
سيكون ترك التصنيف للعمل اليدوي غير متسق للغاية، وحتى شبه مستحيل. بمجرد جمع كل هذه البيانات، ستربط التحليلات كل ذلك معًا. سيستخدم نظام الشراء القائم على البيانات تقنيات تحليلية للكشف عن أنماط البيانات المعقدة ومجموعات بيانات الاستعلام وبيانات المجموعات بناءً على محركات الأسعار ذات الأهمية الإحصائية. سيعطي ذلك الشركة رؤية واضحة لأداء البائعين والموردين.
على عكس التحليل اليدوي، لا يبني نظام إدارة المشتريات القائم على البيانات قراره على مشاعر القناة الهضمية أو يركز كثيرًا على قيم البيانات المتطرفة ويفعل ذلك بسرعة تتفوق دائمًا على الأساليب التقليدية.
الخلاصة
مع زيادة اعتماد الشركات على أنظمة الشراء القائمة على البيانات، يمكن للمؤسسة أن تظل في صدارة عملها من خلال الاستثمار في حل مرن لتبسيط كل جانب من جوانب عملية الشراء. بيني توفر العديد من أنظمة الشراء السحابية القابلة للتخصيص والجودة لتسهيل جمع البيانات وتحليلها. لمعرفة المزيد عن خدماتنا وأسعارنا، يُرجى التواصل معنا.
