قد لا يكون الموضوع الأكثر جاذبية على وجه الأرض ، ولكن هناك أسباب وجيهة للغاية تجعل الشركات تتبنى أمر الشراء للحصول على أموال في الوقت المحدد ، وتحقيق وفورات ، وبناء الكفاءات في جميع المجالات.
تظهر البيانات من السجلات العامة الرسمية في المملكة المتحدة أن 13٪ من الفواتير لا يتم دفعها تمامًا كل عام. وفي الوقت نفسه، أفاد بحث من أمريكان إكسبريس أن ما يقرب من نصف (48٪) فواتير الشركات الصغيرة يتم دفعها في وقت متأخر - مما يجبر 30٪ من الشركات الصغيرة والمتوسطة على استخدام السحب المفرط. على الصعيد العالمي، أفادت منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية (OECD) أن تأخير السداد على المستحقات تساهم في النقص في رأس المال للشركات الصغيرة والمتوسطة وانخفاض السيولة - مما يزيد من مخاطر التخلف عن السداد والإعسار والإفلاس.
المشكلة ؟ أرقام طلبات الشراء - أو عدم وجودها.
شرح طلبات الشراء
بالنسبة للمبتدئين، يمكن أن يكون هناك حيرة فيما يتعلق بالفرق بين رقم طلب الشراء والعقد أو شروط العمل أو الفاتورة. إليك الفرق - من منظور الشخص العادي.
طلب الشراء هو مستند ينشئه مشتري السلع أو الخدمات. يفصل نطاق العمل أو المنتجات المشتراه. ثم يرسل المشتري طلب الشراء إلى المورد الذي قرر الشراء منه. بالنسبة للمورد، هذا تأكيد على أن طلب الشراء قد تمت الموافقة عليه داخليًا والتوقيع عليه - إنه الضوء الأخضر للقيام بالمهمة. وعلى هذا النحو، فإن طلب الشراء هو أيضا (في معظم الولايات القضائية) عقد ملزم قانونا: وهو التزام بالدفع للبائع مقابل الخدمات المتفق عليها ضمن إطار زمني متفق عليه. ومع ذلك، يمكن للبائعين إلغاء طلب الشراء إذا شعروا بأنهم غير قادرين على الوفاء بنطاق العمل.
والأهم من ذلك، سيكون لطلب الشراء رقم طلب شراء فريد، يسجله المشتري، مسجلاً لدى فريق محاسبة المشترين ومشار إليه في الفاتورة التي يصدرها البائع عندما يحين الوقت. رقم طلب الشراء هو طريقة رائعة للبائع والمشتري لتتبع وظيفة معينة والتأكد مما إذا كانت المهمة قد أنجزت أم لا - ثم الدفع في الوقت المحدد.
الإضرار بالسمعة
من السهل رؤية الخطر الوجودي الذي يشكله التأخير الواسع النطاق أو عدم المدفوعات على البائعين. لكن ممارسة المدفوعات المتأخرة تقطع كلا الاتجاهين، مع وجود أدلة تظهر أن الدافعين المتأخرين يمكن أن يضروا بأعمالهم الخاصة للعديد من الأسباب. في العديد من الولايات القضائية، للشركة الحق القانوني في فرض فائدة على المدفوعات المتأخرة، وتكبد تكلفة غير ضرورية وغير مخطط لها تصل إلى الحد الأدنى.
يخاطر الدافعون المتأخرون أيضًا بفقدان أفضل مورديهم ذوي الجودة العالية، مما قد يؤدي إلى مقاطعة سلاسل التوريد وتقليل تقديم المنتجات أو الخدمات. إذا كنت دافعًا سيئًا، فإنك تقلل أيضًا من قدرتك على المساومة لأنه يصبح من الصعب العثور على موردين جدد - وعندما تنتشر الكلمات، فإنك تتعرض لضرر بسبب السمعة. وهذا بدوره يجعل من المرجح أن يحجب الموردون خدماتهم أو يرفضون شروط عملك. بالنسبة للشركات التي تهتم ببناء عمل مستدام على أساس الاحترام المهني والمكانة الجيدة، لا يمكن التسامح مع هذه النتائج.
في الواقع، يجب أن يكون الدفع للموردين في الوقت المحدد جزءًا أساسيًا من استراتيجية الشركة وجزءًا لا يتجزأ من تحقيق الالتزامات البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG): من الضروري العمل كمواطن مسؤول. الخبر السار هو أن هناك طرقًا متعددة للتأكد من دفع رواتب مورديك في الوقت المحدد.
شروط التعامل
إذا كانت شروط الدفع القياسية غير واقعية، فمن الضروري التفاوض مع مورديك حتى يكون لديك القدرة على الوفاء بالتزاماتك. وينبغي أن تكون شروط العمل محددة بوضوح وقابلة للتحقيق وتعاونية بطبيعتها. إذا كنت قادرًا على تقديم شروط دفع أقصر، فقد يكون لديك أيضًا القدرة على تأمين أسعار أفضل - لأننا جميعًا نحب أن نتقاضى رواتبنا مبكرًا.
دمج أوامر الشراء في قسم التمويل
عندما يتم التوقيع على طلبات الشراء من قبل التمويل، فإنها تصبح جزءًا من النظام البيئي للفواتير والمدفوعات. إذا لم ير التمويل أو يوقع على أمر شراء، فقد لا يتقاضى المورد الخاص بك أجرًا أبدًا - مما يؤدي إلى تدمير علاقاتك وإعاقة الإنتاجية. يجب أن يكون التمويل في الحلقة، وأن يكون معروفًا وقادرًا بسهولة على معالجة المدفوعات في غضون الجداول الزمنية المتفق عليها.
طلب الشراء الآلي
المعيار الذهبي هو أن يتم كل جانب من جوانب الشراء من خلال منصة رقمية ذكية لديها القدرة على أتمتة طلبات الشراء والفواتير والمدفوعات. الخبر السار هو أنه بفضل التحليلات والتقدم في الذكاء الاصطناعي، أصبح من الممكن الآن الاستفادة من الأنظمة الأساسية الرائعة التي تتعامل مع دورة المشتريات بأكملها. بِني هي واحدة من أسرع الشركات نموًا.
تم تصميم بِني، الذي طوره رائد الأعمال التكنولوجي السعودي إياد الدالوج، خصيصًا باستخدام أحدث التحليلات لمساعدة الشركات على رقمنة وإدارة دورة الشراء الكاملة، بما في ذلك تقديم الطلبات وإرسال RFQs/RFPs إلى العديد من البائعين، ومقارنة عروض الأسعار، وإرسال طلبات الشراء وحتى أتمتة المدفوعات.
تدمج المنصة احتياجات الإنفاق الكاملة للمؤسسة في نظام ذكي واحد - وهي ناجحة للغاية لدرجة أنها حصلت على شهادة من ProcureTech & Kearney Consulting كواحدة من أكثر 100 حل شراء ابتكارًا على مستوى العالم.
مع Penny ، يمكن للشركات من جميع الأشكال والأحجام في جميع الولايات القضائية التأكد من تعظيم طلبات الشراء لتقديم علاقات رائعة مع الموردين ، وإنفاق شفاف ، وشروط عمل واضحة ، وأوامر شراء مدمجة في التمويل والمحاسبة. قد تكون مملة - لكن أمر الشراء الذي يتم التعامل معه بشكل صحيح يجب أن يكون أفضل صديق لكل صاحب عمل.
