يدور تحليل المدفوعات ليس فقط حول خفض تكاليف المشتريات وتحسين الكفاءات ولكن أيضاً هو جزء لا يتجزأ من اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً من أجل النمو المستدام.
هناك عادة - خاصة في الشركات الصغيرة والمتوسطة والوليدة - وهي ترك قرارات المدفوعات للأشخاص والآلات الحاسبة وجداول البيانات في مركز التمويل. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرارات الكبيرة التي تؤثر على الشركة في الازدهار و الاقتصاد العالمي التنافسي، فإن تحليل المدفوعات ينتمي بقوة إلى مجلس الإدارة. هذا هو الحال بشكل خاص في سياق عدم اليقين الاقتصادي العالمي اليوم.
مع ارتفاع تكلفة الاقتراض والمواد الخام ورأس المال البشري والخدمات المهنية، لم يكن تحليل المدفوعات أكثر أهمية من أي وقت مضى لصنع القرار في الشركات. ليس فقط لأنه يساعد في تحديد بيانات المدفوعات وجمعها وتصنيفها - ولكن لأنه يساهم بشكل كبير في الامتثال للعقد وأوقات الذورة الأفضل وقرارات المصادر والموردين الأكثر ذكاءً. فيما يلي أربع نصائح حول كيفية البدء.
احصل على الرؤية من خلال تحليل الإنفاق
يجب أن تكون نقطة البداية الخاصة بك هي الحصول على رؤية كاملة للطريقة التي يتم بها إنفاق كل قرش وعائده المقابل على الاستثمار. يمكنك استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لفهم المدخرات وخفض التكلفة والمدفوعات المستقلة وتسعير العقود وتباين أسعار الشراء وإدارة الموردين. بمجرد أن يتم فهم كل هذا وتنظيمه في فئات، يحين الوقت للتعامل مع ما يعنيه كل ذلك. قد يبدو هذا وكأنه تحليل واضح - لكن البيانات تظهر أن معظم فرق المشتريات لديها القليل من الرؤية على بياناتها وآثارها.
قم بتصنيف مدفوعاتك
من المستحيل اكتساب الرؤية دون تصنيف وتجميع المدفوعات. قد تشمل هذه اللوازم المكتبية ورسوم التوظيف وشركات السفر والخدمات الاستشارية أو الترفيه عن العملاء. هذه عملية مهمة للغاية و تمكن المدراء فهم بدقة ما يتم إنفاقه على عمليات الشركة - وهذو مقدمة أساسية لاتخاذ القرارات الصحيحة لتحسين النتيجة النهائية.
كن ذكيًا من خلال تحليل الإنفاق
مع تصنيف مدفوعاتك بشكل صحيح، حان الوقت لفهم المبلغ الذي تدفعه للموردين ولماذا. هذا أمر بالغ الأهمية في القدرة على التعرف على ما إذ كنت تدفع أكثر من المطلوب - ويمكّنك من الحصول على أسعار تنافسية والسيطرة على إدارة العقود. يتيح لك هذا التحليل فهم المكان الذي تحتاج فيه إلى أن تصبح أكثر ذكاءً - وكيفية الاستفادة من حاجتك الشرائية للحصول على المزيد من الموردين - والذي بدوره يمكن أن يساعد في تقوية علاقاتك معهم. كما أنه يعطي رؤية لاتجاهات المدفوعات التي تنفق دون أن يلاحظها أحد وتخسر أموال شركتك باستمرار.
كُن صانع قرار
في كثير من الأحيان، تكون التفاصيل الصغيرة هي التي تمر دون أن يلاحظها أحد وتتكبد أكبر الخسائر. لذلك يجب تطبيق تحليل مُفصل على كل عقد. ويتعين على كبار المديرين ومديري مجالس الإدارة إبراز كل التفاصيل بحيث تتخذ القرارات بشكل جماعي وبما يتماشى مع استراتيجية المنظمة. وعندئذ يكون لدى صانعي القرار القدرة على توجيه الإدارات نحو الحصول على موردين جدد، أو إعادة التفاوض بشأن العقود، أو إصدار طلبات جديدة لتقديم العروض، أو خفض عدد الموردين لكل فئة.
كُن مستعد
واحدة من أكثر الطرق كفاءة وفعالية من حيث التكلفة و تحقيق تحليل قوي للمدفوعات هي من خلال منصة شراء رقمية شاملة. واحدة من أسرع الشركات نموًا هي شركة «من الشراء للدفع» القائمة على السحابة- بِني - وهي نوع من نظام الشراء الذي يساعدك على رقمنة وإدارة خطوات الشراء الكاملة الخاصة بك، وتوفير تحليل في الوقت الفعلي وتقسيمه بشكل صحيح لما يتم إنفاقه وعلى ماذا ومع من.
ما يجعل بِني مميزة للغاية هو أنها تسمح للمدراء في جميع أنحاء العمل بالاستفادة من المنصة. عندما يفعلون ذلك، يمكنهم اتخاذ قرارات مثل إدارة علاقات الموردين الفعالة من حيث التكلفة، و إرسال طلبات و تقديم العروض إلى العديد من البائعين، ومقارنة عروض الأسعار، وإرسال العملاء، وحتى أتمتة المدفوعات.
تم تصميم بِني لتسهيل الأمور ودمج جميع احتياجات الإنفاق في مؤسستك في نظام ذكي واحد - وقد تم اعتماد بِني من قبل ProcureTech & amp; Kearney Consulting كواحدة من أكثر 100 حل مشتريات ابتكارًا على مستوى العالم.
مع بِني، يمكنك التأكد من إزالة الغموض عن المشتريات، وجعلها بسيطة ومصممة بشكل مثالي لتلبية الاحتياجات الفريدة لمؤسستك. والأهم من ذلك، أنها فعالة من حيث التكلفة ومصممة لإزالة الغموض عن تحليل المدفوعات، مما يجعل من الممكن دمج كل جانب من جوانب المدفوعات بشفافية وفعالية في استراتيجية الشركة: في غرفة مجلس الإدارة حيث ينتمي.
