يمكن أن تحتوي عمليات الشراء السريعة غير المخطط لها وغير المدرجة في الميزانية وغير المنضبطة على شكل النفقات المخصصة غير الضارة - ولكن تكون الكارثة في الانتظار لكي تحدث.
العديد من الشركات خاصة الجديدة والتي تحتاج إلى الاستجابة بسرعة للأحداث تعتمد على القدرة على إجراء عمليات شراء فورية صغيرة. يمكن أن يكون الشراء الفوري خلال حدوث حالات طوارئ أو عندما تكون قيمة الشراء الضرورية قليلة القيمة لتدرج في مستندات الشراء أو عندما تكون تكاليف المشروع غير متوقعة تتطلب اتخاذ إجراءات فورية. في الواقع، يمكن أن يكون الشراء الفوري جزءًا لا يتجزأ من سرعة الحركة التشغيلية.
تكمن مشكلة السماح بالشراء الفوري غير المحدود أو غير الخاضع للرقابة في أن حجمًا كبيرًا من المشتريات الصغيرة يمكن أن يتزايد بسرعة. يمكن أن يؤدي هذا إلى "إنفاق ذيل" مخفي ، مع إخفاء مئات النفقات الصغيرة في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني والإيصالات وكشوفات بطاقات الائتمان. ونظرًا لأن عمليات الشراء الفورية تحدث عادةً خارج المشتريات ، فإنها غالبًا ما تتجنب صرامة طلب تقديم العروض الرسمي. وبالتالي ، لا يمكن أن تكون عمليات الشراء الفورية باهظة الثمن فحسب - بل إنها تنطوي على إمكانية تقويض الامتثال التنظيمي أو حتى خرق القانون. للتغلب على هذه المخاطر ، تعتمد العديد من الشركات على كتالوجات الشراء الفوري عبر الإنترنت.
كتالوجات الشراء الفوري
على السطح ، تبدو كتالوجات الشراء الفوري فكرة رائعة. وباعتبارهم سوقًا شاملاً ، فإنهم يقدمون اقتراح الملاءمة: كل ما تحتاجه الشركة في مكان واحد. من خلال تجميع الصفقات والمشتريات منخفضة القيمة ، يقدمون للشركات ما يمكن أن يبدو أنه مصدر غير محدود للعروض الخاصة - وهنا تكمن المشكلة.
يتطلب استخدام كتالوج الشراء الفوري قدرًا هائلاً من الوقت في قراءة قوائم كبيرة من العناصر قبل إجراء عملية الشراء - فهي غير فعالة من حيث الوقت. ولأنهم لا يعرضون سوى عمليات الشراء الفورية ، فلا توجد فرصة للتفاوض على خصومات وصفقات الشراء بالجملة. ليس ذلك فحسب ، بل يمكن إغراء الموظفين بالمبالغة في شراء ما يبدو أنه صفقات رائعة أو مشتريات فريدة - كل ذلك بدون إشراف وخبرة عملية الشراء. وهذا يترك مجالاً هائلاً لأوجه القصور وضعف ضوابط التكلفة. ومع تحديث الأسعار يوميًا ، يصبح من السهل دفع مبالغ زائدة بسرعة عند استخدام كتالوج الشراء الفوري.
كُن أنت المسؤول
الخطوة الأولى للتحكم في المشتريات الفورية هي بناء عملية شراء دقيقة التي تسمح للموظفين بالاستفادة على الفور من قائمة منظمة وموقعة للبائعين. عندما يقوم فريق المشتريات بتحويل كل شراء محتمل إلى فئات مفصلة، يكون لديهم القدرة على التحكم في من يشتري ماذا، ومِن مَن وبأي ثمن.
عندما يتم تنظيم أصغر المشتريات من خلال نظام شراء إلكتروني ولو من خلال استخدام جدول بيانات Excel فإنه أفضل من عدم استخدام أي شيء على الإطلاق، يمكن للشركة ضمان وجود قائمة الموردين والمنتجات والخدمات المتفق عليها مسبقا و المستخدمة سابقاً، وأيضاً ضمان توفر عمليات الشراء الفوري. هذا النهج يجعل من الممكن لقسم المشتريات توطيد علاقات مع البائعين، والتفاوض بشأن الصفقات الطويلة الأجل و التأكد من أن كل قرش يتم إنفاقه خاضع لبروتوكولات الامتثال.
أتمتة في Spot Buy
بالنسبة للعديد من الشركات، فإن المعيار الذهبي هو أتمتة دورة المشتريات بأكملها، وجلب المشتريات الفورية تحت إدارة قسم المشتريات. تُوفر الأتمتة رؤية كاملة في كل خطوة من خطوات الشراء، جمع معلومات الموردين وعقودهم ومنتجاتهم وتاريخ شرائهم شروط الدفع في مكان واحد. وعندما يتوفر كل بائع ومنتج في إطار النظام المركزي، تنعدم حاجة الموظفون بإيجاد موردين في مكان آخر. يمكن لأنظمة المشتريات الآلية أن تتوافق مع منصات إدارة علاقات العملاء والتمويل الخاصة بالشركة حتى يتمكن جميع أصحاب المصلحة من رؤية جميع العمليات.
اختر بِني
إدراك أهمية مراقبة المشتريات وإدارة الإنفاق في الوقت الفعلي وإبراز الشراء ؛ تم تصميم منصة المشتريات الشاملة Penny خصيصًا للقضاء على الحاجة إلى عمليات شراء فورية غير خاضعة للرقابة. تجمع Penny جميع الموردين - من جميع الأحجام - معًا في سوق داخلي رقمي ديناميكي يسهل على الموظفين الاستفادة من قائمة البائعين المحددة مسبقًا لكل احتمال.
تقوم Penny بأتمتة دورة حياة المشتريات بالكامل ، مما يوفر الوقت ويقلل من ساعات عمل الأفراد ويقلل من مساحة الخطأ البشري. تعمل Penny أيضًا على أتمتة عمليات الشراء لمرة واحدة أو عمليات الشراء الصغيرة وتعالج عروض الأسعار والعروض والفواتير والإيصالات والمدفوعات والاتصالات بين الشركات ومورديها. يتم التعامل مع القائمة المختصرة واختيار البائعين - حتى للمشتريات الفورية العاجلة - بشكل مستقل بنس واحد من خلال البيانات والخوارزميات. هذا يجعل من السهل على فرق المشتريات الاستفادة من قوتها الشرائية ، وتعظيم علاقات البائعين ، وتقليل الأخطاء ، وتحسين التنفيذ - مما يجعل مهمة الشراء أسهل وأسرع وأكثر إنتاجية.
فعالة للغاية من حيث التكلفة ويمكن نشرها بسهولة عبر السحابة ، تتيح منصة رقمية مثل Penny للشركات من جميع الأشكال والأحجام السيطرة بسرعة على التكاليف من خلال توفير التحكم والرؤية والرافعة المالية - مما يسمح لكل شركة بتوديع شراء بقعة.
