يمكن أن يكون شراء السلع والخدمات والمعلومات يستهلك طاقات و جهود كاملة - وقد يكون - بالنسبة للمبتدئين - أمر صعب الإنجاز. و استخدام الاختصارات المختلفة لا يساعد أبداً.
بالنسبة للعديد من محترفي ومديري المشتريات ، يتم تجميع RFP RFQ و RFI معًا كجزء من نفس العملية ، باستخدام نفس اللغة للحصول على نفس النتيجة. ولكن ، مفصولة ومفهومة بشكل صحيح ، فإن العناصر الثلاثة للمشتريات تعني أشياء مختلفة جدًا. علاوة على ذلك ، عند استخدامها في السياق الصحيح ، فإنها تخلق نتائج مختلفة تجعل مهمة الشراء أسهل وأسرع وأكثر إنتاجية. نوضح هنا الفرق بين RFI RFP و RFQ.
طلب تقديم المعلومات RFI:
نقطة البداية للعديد من أقسام المشتريات عند توريد المنتجات هي جمع المعلومات عن أنواع المنتجات والخدمات المتاحة في السوق، وتوفرها، وتكاليفها، والخدمات اللوجستية المرتبطة بها. وطلب تقديم المعلومات (RFI) يستخدم للحصول على معلومات عن طبيعة البائعين المختلفين الذين يقدمون المنتجات والخدمات المطلوبة، مما يسمح لقسم المشتريات بفهم كيفية عمل كل بائع، وما هي مهاراته وقدراته، وما إذا كان لديه القدرة على توفير ما يلزم.
إن طلب تقديم المعلومات مفيد بشكل خاص لأقسام المشتريات التي ليست على دراية بـالصناعات الجديدة، مما يساعدهم على التعرف على هذه الصناعة ومقارنة البائعين عبر سلسلة القيمة. يمكن أيضًا لأقسام المشتريات استخدام طلب تقديم المعلومات (RFI) لإجراء محادثة أولية مع مختلف البائعين، واكتشاف كيفية عملهم وبناء قائمة طويلة من الموردين المحتملين. بالنسبة للبائعين، فإن إرسال طلب تقديم المعلومات هو فرصة للموردين للعمل كخبراء في سوق العمل، وتعزيز الخبرات وإظهار نهجهم في العلاقات مع العملاء.
طلب تقديم الاقتراحات RFP:
بالنسبة لقسم المشتريات المخضرم في الصناعات التابعة لهم، فإن طلب تقديم المعلومات ليس ضروري دائمًا. و يمكن إصدار طلب تقديم الإقتراحات إلى قائمة مختارة مسبقًا من الموردين الذين لديهم علاقات قائمة مع العميل. وتكون طلبات تقديم الاقتراحات مفيدة بشكل خاص عندما تبحث الشركة عن عقد طويل الأجل أو متكرر أو عقد واسع النطاق أو مشروع معقد. يمكن أن تأخذ طلبات تقديم الاقتراحات الكثير من العمل لتطويرها، مما يتطلب قرارات من أصحاب المصلحة الداخليين بما في ذلك كثير من الأحيان الأقسام المالية والقانونية.
قوة طلب تقديم الاقتراحات يتمركز بقدرته على البحث بعمق في قدرات البائع، و تمكين قسم المشتريات من اكتشاف نقاط القوة والضعف ومجالات القيمة المضافة. يمكن أيضًا استخدام طلب تقديم الاقتراحات للعثور على بروتوكولات امتثال البائعين للصحة والسلامة والحوكمة يمكن أن تكون هذه العوامل هامة للشركات الكبرى من الناحية التقنية أو البيئية. هذه العوامل غالبا ما تكون مثيرة للقلق القانوني، إدارات المخاطر وشؤون الشركات التي تتمثل مهمتها في إدارة المخاطر وحماية سمعة شركتهم.
يمكن إرسال طلب تقديم الاقتراحات إلى أي عدد من الموردين. ولكن من الناحية العملية، عدد طلبات تقديم الاقتراحات التي تُرسل إلى البائعين تتحدد بقدرة قسم المشتريات على معالجة الردود التي تتلقاها. للأقسام التي تدير المشتريات يدويًا باستخدام جداول البيانات التقليدية وأنظمة الإيداع، فإن إصدار عدد كبير من طلبات الاقتراحات قد يصبح من الصعب إدارتها خاصة إذا كان RFQ مطلوب أيضًا.
طلب عرض أسعار RFQ:
