تتطلب جميع الشركات عملية موثوقة لإدارة المشتريات وتحليل الإنفاق والتحكم في التدفق النقدي وتعظيم الدخل. للقيام بذلك ، تحتاج الشركة إلى اتباع سلسلة من الخطوات مجتمعة تسمى عملية الشراء إلى الدفع.
إنها عملية متعددة الخطوات تشمل المشتريات وإدارة الطلبات والحسابات المستحقة الدفع. ومع ذلك، فإن الكثيرين غير متأكدين من ماهية تدفق الشراء إلى العملية. إذا كنت واحدًا منهم، فاستمر في القراءة.
تدفق عملية الشراء إلى الدفع
عادة ما يتم تحويل تدفق عملية الشراء إلى الدفع إلى ثلاث خطوات رئيسية تشمل إدارة أوامر الشراء وإدارة المستندات والموافقة على الفواتير. دعونا نستكشفهم باختصار واحدًا تلو الآخر.
إدارة طلبات الشراء
الخطوة الأولى لإدارة الشراء هي تقديم طلبات الشراء. غالبًا ما تستخدم الشركات طلبات شراء مدمجة ومحددة مسبقًا للعناصر التي يمكن تحديدها مسبقًا. بالطبع، يحتاجون إلى خطط شراء مستنيرة يمكنها حمايتهم من التلف والحوادث غير المتوقعة والأفكار العفوية التي يمكن أن تضيف إلى المواد التي ستكون مطلوبة.
بالإضافة إلى ذلك، تحتاج الشركات إلى العثور على البائع المناسب للطلبات الجديدة. بعد إنشاء قائمة مختصرة بالمرشحين، تسرد إدارة المشتريات جميع متطلبات المورد الأمثل. يقوم الموردون بدورهم بوضع عطاءاتهم، وتحديد وقت التحول، ومواصفات المواد ذات الصلة.
وبعد سلسلة من المفاوضات مع جميع البائعين المدرجة أسماؤهم في القائمة المختصرة، سيتم اختيار البائع الأمثل استنادا إلى شروط الامتثال والمعايير المدرجة في خطة المشتريات. الآن، حان الوقت لإصدار نموذج طلب شراء والموافقة عليه، مع تفاصيل قوائم العناصر المحددة ومتطلبات التسليم. بعد ذلك، يتم تفويض الأمر إلى البائع للوفاء به.
إدارة الوثائق
هذه هي الخطوة الثانية من تدفق عملية الشراء إلى الدفع، والتي ترتبط بشكل أكثر تحديدًا بتلقي السلع وتنفيذ الخدمات. علاوة على ذلك، هذه هي الخطوة لاستعراض وتسجيل جميع المستندات المتعلقة باستلام البضائع.
بعد أن يقدم البائع المختار المنتجات والخدمات، يتم تسجيل جميع المستندات ذات الصلة في قاعدة البيانات ويتم التحقق من جميع عمليات تسليم العناصر واحدة تلو الأخرى للتأكد من تسليم كل شيء كما هو مخطط له.
الموافقة على الفاتورة
تبدأ الخطوة الثالثة من عملية الشراء إلى الدفع بتلقي فاتورة من البائع وإدخالها في النظام. تتعامل الحلول الآلية مع هذا في عملية تُعرف باسم الفواتير الإلكترونية.
بعد ذلك، سيتحقق النظام من الفاتورة مقابل PO والمستندات الأخرى للتأكد من تطابق تسليم العنصر والفواتير. إذا لم يتطابق أي عنصر من عناصر السطر من حيث التسليم والفواتير، فسيتم وضع علامة عليه وتقديمه للمراجعة.
أخيرًا، يتم تقديم جميع البنود المعتمدة التي تتطابق من قبل وزارة المالية كفاتورة للحسابات المستحقة الدفع. وبمجرد الدفع والتحقق من التحويل، سيجري تحديث النظام المحاسبي وفقا لذلك.
الخلاصة
يعد الشراء للدفع إحدى الطرق المؤكدة لتحسين المحصلة النهائية بالإضافة إلى رضا العملاء والعلاقات مع الموردين. من خلال حل موثوق به من الشراء إلى الدفع، يمكن للشركات تقليل المشكلات في جميع أنحاء سلسلة التوريد، والعثور على البائعين المناسبين، بالإضافة إلى تحسين وقت التسليم والدقة.
بِني تقدم بعضًا من أكثر الحلول مرونة وبأسعار معقولة لعمليات الشراء التي يمكن تصميمها لتناسب ميزانيتك ومرحلة عملك. نحن نقدم جميع المزايا المذكورة أعلاه والمزيد لمساعدتك في الحفاظ على المستوى الأمثل مع الموردين والزبائن. من فضلك لا تتردد في التواصل معنا.فريق الخبراء الخاص بنا مستعد للإجابة على جميع أسئلتك.
