تقوم المشتريات، والتي تعتبر الحجر الاساسي في العمليات التجارية الحديثة من خلال تنظيم عملية الحصول على السلع والخدمات وحيازتها وإدارتها، وهي عملية حيوية لنجاح المنظمة. هذا المجال، المصنف في عمليات المنبع (مصدر العقد) والنهج (الشراء للدفع)، تطور بشكل كبير من أصوله. تتميز الرحلة من المعاملات إلى المشتريات الاستراتيجية بلحظات محورية في التاريخ، مثل إنشاء مبادئ الشراء في الحضارات القديمة مثل اليونانيين والرومان، والتحول خلال الثورة الصناعية.
تعود الآثار التاريخية للمشتريات إلى 3000 قبل الميلاد، حيث يستخدم المصريون الكتبة للإدارة الفعالة لمستلزمات البناء الهرمية. اكتسب دور المشتريات اعترافًا رسميًا في القرن التاسع عشر، حيث سلط تشارلز باباج الضوء على الحاجة إلى «رجل المواد» في منشوره 1832. عززت الوظيفة أهميتها خلال الثورة الصناعية وشهدت تطورًا كبيرًا أثناء الحروب العالمية وبعدها، حيث حولت التركيز من مجرد البقاء إلى التوريد الاستراتيجي وإدارة الموردين.
تدمج مشتريات اليوم، التي شكلتها قرون من الابتكار والتكيف، عمليات المنبع والنهاية في نهج المجموعة الكاملة (المصدر للدفع). هذا التطور من التركيز فقط على وفورات التكاليف قصيرة الأجل إلى تعزيز القيمة طويلة الأجل والمواءمة مع أهداف الأعمال الأوسع يؤكد الأهمية الاستراتيجية للمشتريات في التعامل مع تعقيدات السوق العالمية.
المشتريات الأولية: التوريد حتى العقود (S2C)
تبدأ عملية التوريد حتى العقود بتحليل شامل لاحتياجات الشركة، وتحديد السلع أو الخدمات المطلوبة. هذه الخطوة حاسمة لفهم المواصفات والمعايير المتوقعة من الموردين المحتملين. بعد ذلك، تضع فرق المشتريات استراتيجية للتوريد تحدد كيفية العثور على الموردين الذين يمكنهم تلبية هذه المتطلبات والتعامل معهم. قد تتضمن هذه الاستراتيجية معايير لتقييم الموردين ليس فقط على التكلفة ولكن أيضًا على الجودة وأوقات التسليم والقدرة على الابتكار.
وتمثل الأدوات التكنولوجية دورا هاما في عملية التوريد حتى العقود. تتيح منصات التوريد الالكتروني، على سبيل المثال، للشركات أتمتة عملية القائمة المختصرة للموردين، مما يوفر طريقة أكثر كفاءة وشفافية لتقييم الشركاء المحتملين. يمكن أن تستضيف هذه المنصات مزادات عكسية، حيث يتنافس الموردون عن طريق خفض أسعارهم في بيئة خاضعة للرقابة، مما يضمن أن الشركات يمكنها تحقيق أفضل سعر للسوق للسلع أو الخدمات التي يحتاجونها.
وبمجرد تحديد الموردين المحتملين وتقييمهم، تنتقل عملية التوريد حتى العقود إلى مرحلة التفاوض والتعاقد. هنا، تعمل فرق المشتريات بشكل وثيق مع موردين مختارين للتفاوض على شروط العقد، بما في ذلك الأسعار وجداول التسليم واتفاقيات خدمة ما بعد البيع. ثم تستخدم نظم إدارة العقود لإضفاء الطابع الرسمي على هذه الاتفاقات، مما يوفر إطارا قانونيا يحكم العلاقة بين المنشأة والمورد.
وتسهم العمليات التوريد حتى العقود الفعالة إسهاما كبيرا في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للأعمال التجارية عن طريق كفالة اتساق جميع أنشطة الشراء مع الأهداف الأوسع نطاقا. الأمر لا يتعلق فقط بتوفير التكاليف ؛ ويهدف التوريد حتى العقود إلى تحقيق القيمة الإجمالية المثلى من الموردين، مع مراعاة عوامل مثل الابتكار والمرونة وإدارة المخاطر. من خلال الاختيار الدقيق للموردين الذين يمكنهم تقديم أفضل قيمة عامة وإنشاء عقود واضحة ومفيدة للطرفين، يمكن للشركات بناء ميزة تنافسية في سلسلة التوريد الخاصة بهم.
باختصار، تعد عملية الصعودة مكونًا أساسيًا للمشتريات الاستراتيجية، مما يمكّن الشركات من إدارة علاقات الموردين بشكل استباقي. من خلال التخطيط الدقيق والتحليل واستخدام التكنولوجيا، يساعد S2C الشركات ليس فقط على تحقيق كفاءة التكلفة الفورية ولكن أيضًا القيمة طويلة الأجل والاستقرار في سلسلة التوريد الخاصة بها.
المشتريات النهائية: من الشراء حتى الدفع (P2P)
عملية الشراء للدفع (P2P) هي عملية تجارية متكاملة تمتد من تحديد احتياجات الشراء إلى إكمال الدفع مقابل السلع والخدمات. تبدأ هذه الدورة الشاملة بالاختيار الدقيق للسلع والخدمات التي تتطلبها المنظمة، مع التأكيد على أهمية اختيار الموردين الذين يستوفون معايير الجودة ومعايير الميزانية. ثم يتقدم إلى إنفاذ الامتثال لسياسات الشراء ودقة الطلبات، وضمان توافق المشتريات مع المعايير التنظيمية والشروط المتفاوض عليها.
بعد الاختيار والامتثال، تتناول عملية P2P الاستلام والتسوية، والتحقق من مطابقة السلع أو الخدمات المسلمة لمواصفات الطلبات ومعالجة أي اختلافات. وهذه المرحلة بالغة الأهمية للحفاظ على مراقبة الجودة ومساءلة الموردين. وتكمل المرحلة النهائية، الفواتير والدفع، الدورة، حيث تقوم المنظمات بتجهيز المدفوعات بما يتماشى مع شروط العقد، وتعزيز العلاقات الإيجابية مع الموردين، وضمان السلامة المالية.
من خلال الإدارة الفعالة لكل مرحلة من مراحل عملية المصب، يمكن للشركات تبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة وتحقيق وفورات في التكاليف. ولا تدعم هذه العملية الطلاقة التشغيلية فحسب، بل تدعم أيضا الإدارة المالية الاستراتيجية، وتؤدي دورا محوريا في تحسين الإنفاق التنظيمي والإسهام في الصحة المالية العامة.
الشراء حتى الدفع (S2P)
«تحدد Gartner سوق أجنحة المصدر للدفع (S2P) كمجموعة متكاملة من الحلول للمصدر والتعاقد والطلب والشراء والاستلام والدفع مقابل السلع والخدمات عبر المؤسسة».
في حين أن S2C استراتيجية، S2P كمجموعة شاملة تبسط المشتريات من خلال دمج العمليات من المصادر إلى الدفع، والتي يتم تقديمها عادةً كخدمات قائمة على السحابة. وتركز S2P الأجنحة أنشطة التوريد والتعاقد والمشتريات، مما يعزز الكفاءة والوضوح في جميع المؤسسات. وهي تتميز بتصاميم نموذجية تمكن من أداء وظائف مصممة خصيصا لتلبية احتياجات تنظيمية محددة. يسهل هذا التكامل تدفق البيانات بسلاسة، مما يسمح برؤية دورة المشتريات، من أوامر الشراء إلى المدفوعات، ويشمل القدرات الأساسية مثل الاستعانة بالمصادر الإلكترونية، وإدارة الفئات، وتحليل الإنفاق، وإدارة العقود، وأتمتة الشراء للدفع. بالإضافة إلى ذلك، توفر الأجنحة S2P تحليلات قوية وإدارة الموردين وقدرات التكامل، مما يدعم استراتيجيات الشراء الشاملة.
الخلاصة
وفي الختام، ينبغي للمنظمات التي تسعى إلى تحسين عمليات الشراء لديها أن تقيّم بعناية احتياجاتها المحددة والأهمية الاستراتيجية للمشتريات بالنسبة لعملياتها. تقدم الحلول S2P، مثل Penny Software، منصة سهلة الاستخدام قائمة على السحابة تقوم برقمنة دورة المشتريات بأكملها، من الطلب إلى الدفع. مع ميزات مثل الرؤية في الوقت الفعلي، وسهولة التنفيذ، والدعم المخصص، تبرز Penny Software كخيار عملي للشركات التي تهدف إلى تبسيط العمليات، وضمان الامتثال، وتحقيق وفورات، مما يجعلها نظامًا ذكيًا لتوحيد أنشطة الشراء.
