دعوة عمل لقادة المشتريات
تمر المشتريات بنقلة مدهشة بالتقنيات مثل تقنيات التشغيل الآلي الذكي. هذا ليس مجرد اتجاه ؛ إنها تقنية لابد استخدامها لأي منظمة تتطلع إلى المنافسة والازدهار. بِني سوفتوير، الشركة الرائدة في حلول التوريد القائمة على السحابة، تكون في الطليعة. يهدف هذا المقال إلى تقديم نظرة متعمقة على سبب كون تقنيات التشغيل الآلي الذكي ضروريًا لمستقبل التوريد.
الكشف عن التشغيل الآلي الذكي: التميز التقني في المشتريات
تحدد دورة Gartner Hype لحلول المشتريات والتوريد، 2023، ثلاثة مواضيع محورية تشكل مستقبل تقنيات الشراء: التشغيل الآلي الذكي والبيانات والتحليلات وتعاون الموردين. تتحدث هذه المقالة عن التشغيل الآلي الذكي، حيث تقدم فهمًا دقيقًا لمكوناتها العديدة وتأثيرها التحويلي على عمليات الشراء.
التشغيل الآلي الذكي يمثل مزيجًا معقدًا من التقنيات المتقدمة التي تتجاوز المنصات التقليدية مثل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA). في حين أن RPA له دوره، إلا أنه يُنظر إليه بشكل متزايد على أنه جزء صغير فقط من القدرات الواسعة التي يوفرها التشغيل الآلي الذكي. من خلال دمج التقنيات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وتحليلات البيانات، يوفر التشغيل الآلي الذكي نظامًا شاملاً وموحدًا يهدف إلى تحقيق الكفاءة التشغيلية الكاملة.
إذاً، ما هو التشغيل الآلي الذكي ؟ إنه مزيج شامل من التعلم الآلي والبرامج وأدوات الأتمتة المختلفة التي تزيد من عمليات العمل بشكل كبير. بالنسبة لقطاع المشتريات، يزود التشغيل الآلي الذكي المؤسسات بآليات ذكية تعزز استراتيجيات أكثر مرونة وكفاءة وتركز على البيانات. وفقًا لتوقعات Gartner حول اتجاهات أتمتة تكنولوجيا المعلومات، من المتوقع أن تعمل المؤسسات التي تعمل على تقنيات التشغيل الآلي الذكي مع العمليات التشغيلية المعاد تصميمها على تقليل التكاليف التشغيلية بنسبة تصل إلى 30٪ خلال العامين المقبلين.
باختصار، فإن التشغيل الآلي الذكي هو نهج منضبط مدفوع بالأعمال التجارية يمكّن المؤسسات من التعرف بسرعة على مجموعة واسعة من عمليات الأعمال وتكنولوجيا المعلومات وتقييمها وأتمتتها. كما يحددها Gartner، فإن تنسيق التقنيات أو الأدوات أو المنصات المتعددة هو المفتاح. يمكن أن يتضمن ذلك مجموعة من التقنيات مثل الذكاء الاصطناعي، والتعلم الآلي، وهندسة البرامج، و RPA، وإدارة عمليات الأعمال (BPM )/iBPMS، ومنصات التكامل، وأدوات الكود المنخفض/بدون رمز، وأنواع أخرى من القرار والعملية، وأدوات أتمتة المهام.
CX = تجربة العملاء، iBPMS = برامج إدارة الأعمال الذكية، iPaaS = منصة التكامل كخدمة، UX = تجربة المستخدم، RPA = أتمتة العمليات الآلية المصدر: Gartner
تجميع فريق التشغيل الآلي الذكي المثالي للتميز في المشتريات: نهج قائم على البيانات
يتطلب التنفيذ الناجح لالتشغيل الآلي الذكي في المشتريات تشكيل فريق متخصص متعدد التخصصات يمكنه دمج التطورات التكنولوجية بسلاسة مع وظائف المشتريات الأساسية.
الفريق متعدد التخصصات: مدعوم بالبحث
يذكر تقرير McKinsey أن المنظمات التي لديها فرق متعددة الوظائف من المرجح أن تشهد نمو الإيرادات 1.5 مرة أكثر من تلك التي لا تعمل بها. تجميع هذه الفرق بين مختلف الخبرات، من تطوير البرمجيات والتحليلات إلى استراتيجية الشراء، يساهم في اتباع نهج أكثر مرونة وشمولية.
الفرق متعددة التخصصات على الفرق التقليدية
في الإعدادات التقليدية، غالبًا تعمل فرق التكنولوجيا والمشتريات بانفصال، مما يحد من نطاق الابتكار. في المقابل، تعمل الأفرقة متعددة التخصصات نحو هدف موحد، والاستفادة من خبرة كل عضو. وجدت دراسة Deloitte أن المنظمات التي تستخدم مثل هذه الفرق خفضت تكاليفها التشغيلية المتعلقة بالمشتريات بنسبة تصل إلى 20٪، مما يؤكد قيمة النهج المتكاملة.
اختيار الاستراتيجية والأدوات: التوافق مع الأهداف التنظيمية
اختيار أدوات التشغيل الآلي الذكي المناسبة ليس مقاس واحد يناسب الجميع. وفقًا لـ Gartner's IT Automation Trends، فإن المؤسسات التي تدمج بشكل فعال تقنيات التشغيل الآلي الذكي مع إعادة تصميم العمليات التشغيلية ستخفض التكاليف التشغيلية بنسبة 30٪ في غضون عامين.
إعطاء الأولوية للأتمتة والتخطيط طويل الأجل
وينبغي أن تستند معايير التشغيل الآلي إلى مؤشرات الأداء الرئيسية والأهداف التنظيمية. على سبيل المثال، يجب أن يكون قرار أتمتة تقييمات مخاطر الموردين مدعومًا ببيانات توضح كيفية توافق هذه الخطوة مع أهداف الشركة. يقترح مقال في مجلة فوربس أن أنجح مشاريع النقل المفرط هي تلك التي تتناسب مع خطة متعددة السنوات، مما يوفر مجالًا للتحسينات المتكررة بناءً على التقنيات المتطورة وديناميكيات السوق.
الرصد والتقييم والتحسينات المتكررة
يجب على المنظمات وضع مقاييس أساسية لكل هدف، وتتبع الأداء على فترات محددة - 30 و 90 و 180 و 365 يومًا بعد التنفيذ. تستشهد Harvard Business Review بأن الشركات التي تطبق أساليب التقييم القائمة على البيانات على مشاريع الأتمتة الخاصة بها هي أكثر ربحية بنسبة 6٪ من تلك التي لا تطبقها.
التركيز على التحسينات المستمرة
وفقًا لدراسة برايس ووترهاوس كوبرز، فإن المنظمات التي تعيد تقييم وصقل أهدافها باستمرار فيما يتعلق بفرط النقل تشهد تحسنًا بنسبة 15٪ في مقاييس كفاءة المشتريات، بما في ذلك توفير التكاليف وجودة الموردين ورضا المستخدم الداخلي.
تحديد وقياس أهداف الأعمال التجارية لالتشغيل الآلي الذكي في المشتريات
بعد إنشاء الفريق متعدد التخصصات الذي يركز على التشغيل الآلي الذكي، فإن الخطوة التالية هي تحديد أهداف العمل التي تهدف إلى تحقيقها. إن حساب عائد الاستثمار (ROI) للنقل في المشتريات ليس بالأمر السهل ولكنه ضروري لاتخاذ القرار في مراحل مختلفة. يمكن أن تظهر هذه الفوائد على أنها تحسين الإيرادات، أو خفض التكلفة، أو تحسين المبيعات، أو تحسين الإنتاجية، أو تجارب عملاء أفضل، أو تنبؤ أكثر دقة. يمكن تحقيق مثل هذه النتائج من خلال وسائل مختلفة بما في ذلك تعزيز الابتكار، وزيادة التشغيل الآلي للتجارة، وتمكين الكفاءة الرقمية.
تحديد المقاييس والأهداف:
ربط كل مبادرة بالنتائج: في بداية المشروع، حدد بوضوح المقاييس التي ستشير إلى نجاح كل مبادرة أتمتة. على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو تحسين التكلفة، فقد تتضمن المقاييس انخفاضًا في تكاليف الشراء أو زيادة الامتثال للعقد.
استخدام معايير SMART: يجب أن تكون المقاييس محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا. وهذا يضمن إمكانية تعقبها بدقة وارتباطها بالعوائد الملموسة.
إضافة الموظفين: قم بتضمين مقاييس لمشاركة الموظفين مثل التدريب على المهارات أو معدلات الاستنزاف. يمكن أن توفر هذه رؤى حول كيفية تأثير مبادرات الأتمتة على القوى العاملة لديك.
إدارة العقود والبائعين: تأكد من أن اعتبارات عائد الاستثمار الخاصة بك هي جزء لا يتجزأ من مرحلة التعاقد وإدارة البائعين.
دعونا الآن نتعمق في نتائج أعمال محددة يمكن تحقيقها من خلال تطبيق التشغيل الآلي الذكي في قطاع المشتريات.
- تحسين التكلفة: يسهل فرط الحركة اختيار البائعين بشكل أفضل، ويقلل بشكل كبير من تكاليف الشراء. على سبيل المثال، شهدت شركة Dell Technologies انخفاضًا في التكلفة بنسبة 30٪ من خلال أتمتة اختيار البائع.
- الامتثال للعقود: تضمن الأتمتة في إدارة العقود تقليل المخاطر القانونية إلى الحد الأدنى وتحسين الشروط. حققت شركة Coca-Cola معدل امتثال بنسبة 98٪ بعد الأتمتة.
- الموافقات السريعة وإنشاء الطلبات: يمكن أن يؤدي تبسيط سير العمل إلى طلبات شراء أسرع. خفضت Unilever وقت إنشاء الطلبات من 3 أيام إلى ساعات.
- إدارة المخزون: تقلل البيانات الآنية والدقة المحسنة من المخزون الزائد والمخزونات. من الأمثلة على ذلك مستودعات أمازون شديدة الآلية.
- المشتريات المستدامة: يمكن للأتمتة تتبع مقاييس استدامة الموردين بكفاءة. دافع ايكيا للاستدامة بنسبة 100٪ بحلول عام 2030 يستفيد من ذلك.
- تحسين إدارة علاقات الموردين (SRM): تستخدم شركة Ford Motor لوحات القيادة الآلية للتقييم المستمر لأداء الموردين.
حالات استخدام المشتريات في التشغيل الآلي الذكي
كما توضح دورة Gartner Hype Cycle، يوفر فرصًا تحويلية عبر مجالات شراء متعددة. دعونا نتعمق في القدرات العميقة التي يجلبها إلى جوانب محددة من المشتريات.
إدارة دورة الموردين المتقدمة: ما بعد الإعداد
إن أتمتة عملية تأهيل الموردين هي مجرد قمة جبل الجليد. يتيح التشغيل الآلي الفائق إجراء تقييمات مستمرة وقابلة للتكيف بناءً على مقاييس الأداء والامتثال التي يتم تحديثها باستمرار. على سبيل المثال، يمكن لأدوات تعدين العمليات استخراج البيانات لتقييم فعالية تفاعلات الموردين والالتزام بشروط العقد. يمكن بعد ذلك بدء الإجراءات العلاجية، مثل عمليات تدقيق الامتثال أو إعادة التفاوض على العقود، تلقائيًا بواسطة أتمتة العمليات الروبوتية (RPA).
تحليلات الإنفاق والتحسين: التطور
وفي عصر يتسم بالتضخم والتقلب الاقتصادي، قد تقصر التدابير التقليدية لتوفير التكاليف. يرفع التشغيل الآلي الذكي تحليلات الإنفاق من خلال استخدام خوارزميات مدفوعة بالذكاء الاصطناعي في الوقت الفعلي والتي تفعل أكثر من مجرد الإبلاغ عن النفقات غير الضرورية. وتوصي هذه النظم المتقدمة باستراتيجيات شراء مثلى متجذرة في التحليل الشامل للسوق، وبالتالي توسيع نطاق المشتريات بما يتجاوز مجرد خفض التكاليف إلى توليد القيمة.
إنشاء العقود وصيانتها من المستوى التالي: اتفاقيات التنظيم الذاتي
تُحدث العقود الذكية ثورة في مشهد الاتفاقيات القانونية. بفضل التقنيات المتقدمة مثل blockchain، تقوم هذه العقود بتحديث الشروط تلقائيًا بناءً على مؤشرات الأداء الرئيسية في الوقت الفعلي أو مؤشرات السوق الخارجية. يمكن لأدوات معالجة اللغات الطبيعية (NLP) أيضًا فحص هذه الاتفاقيات، والكشف عن أي شروط غير مواتية أو غير متوافقة لتسهيل دورات الموافقة الأسرع.
المصادر المستقلة: تحول نموذجي
لا يتم أتمتة المصادر المستقلة فقط ؛ تم تحسينه. يستخدم التعلم الآلي وتحليلات البيانات لتبسيط عملية التوريد، من إنشاء الحدث إلى اختيار المورد. وهو يتضمن مجموعات بيانات متنوعة - داخلية وخارجية - لتحسين عملية صنع القرار. على سبيل المثال، يمكن لخوارزميات التعلم الآلي تحليل العطاءات في سياق ظروف السوق، وقيود سلسلة التوريد، وحتى المعايير البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG). لا يؤدي هذا النهج القائم على البيانات إلى زيادة الكفاءة فحسب، بل يحرر أيضًا موظفي المشتريات للتركيز على الأنشطة الاستراتيجية مثل إدارة العلاقات مع الموردين.
التحليل الديناميكي للمخاطر والإنفاق الإضافي: استباقي وشامل
إحدى أهم مساهمات التشغيل الآلي الفائق في مجال المشتريات هي قدرتها على التحليل الديناميكي للمخاطر. تغذي خلاصات البيانات التي يتم تحديثها باستمرار، بدءًا من الأحداث الجيوسياسية إلى ملاءة الموردين، نماذج تقييم المخاطر في الوقت الفعلي. ومن ناحية أخرى، من الممكن أيضاً إدارة الإنفاق غير المتوقع ــ تلك المشتريات المزعجة ومنخفضة الحجم وغير الاستراتيجية ــ بشكل أفضل. يمكن لأدوات التحليلات الآلية تحديد هذه المجالات، مما يسمح باتخاذ قرارات شراء أكثر اكتمالاً واستراتيجية.
السيناريو المعقد وتحليل "ماذا لو": إعادة تصور اتخاذ القرار
يمكن أن يكون تحليل السيناريوهات المعقدة يدويًا مرهقًا وعرضة للأخطاء. يعمل التشغيل الآلي الفائق على تبسيط ذلك من خلال استخدام التحليلات المتقدمة لمحاكاة سيناريوهات "ماذا لو" المختلفة. ولا يؤدي هذا إلى تخفيف العبء اليدوي فحسب، بل يمكّن أيضًا محترفي المشتريات من بناء المهارات في مجالات أكثر استراتيجية، مثل أساليب التفاوض.
فيما يلي 3 توصيات يجب اتباعها:
1. اغتنم فرص المهام المنخفضة: ابدأ بالعمليات الأسهل في الأتمتة لتحقيق مكاسب فورية.
2. الإستغناء عن الأنظمة القديمة: الانتقال إلى منصات معيارية مرنة يمكنها التكيف بسرعة مع التقنيات الجديدة.
3. استثمر في حلول : بِني على سبيل المثال، يمكن أن يكون مرشحًا قويًا لأنه يوفر قدرات واسعة في التشغيل الآلي الذكي وموجه نحو تعزيز تعاون الفريق.
بِني: المنصة المقترحة لك للتشغيل الآلي الذكي في المشتريات
في سرعة التطور للمشتريات، يعد امتلاك منصة قوية أمرًا بالغ الأهمية لاكتساب ميزة تنافسية. تعمل منصة بِني، المعترف بها كواحدة من أكثر 100 حل شراء ابتكارًا على مستوى العالم من قبل Procure Tech & Kearney Consulting، كمركز رئيسي رقمي لتحسين كل جانب من جوانب عمليات الشراء الخاصة بك.
- سهولة تجربة المستخدم: سهولة تصميم بِني البديهي على كل فرد في فريقك المشاركة وأداء المهام بكفاءة.
- التخصيص المرن: تتيح لك خدمات بِني المعيارية تكييف بيئة الشراء الخاصة بك وفقًا لاحتياجات مؤسستك الفريدة.
- تحليلات الوقت الفعلي: اتخذ قرارات تعتمد على البيانات دون عناء مع تحليلات بِني المتقدمة.
- إشراف لا مثيل له: اكتسب رؤية كاملة في دورة المشتريات الخاصة بك، مما يعزز التحكم والامتثال.
لماذا تعد منصة بِني الأقوى
منصة بِني ليست مجرد أداة ؛ إنه أصل استراتيجي مصمم للاندماج بسلاسة مع استراتيجية الشراء الخاصة بك، وإزالة العوائق و تعقيدات تحليل الإنفاق وتحفيز استخدام تشغيل الآلي الذكي. بفضل ميزاتها المبتكرة وفعاليتها المثبتة، تعد بِني الخيار الأمثل للمنظمات الجادة في تحويل عمليات الشراء الخاصة بها وتحقيق عائد استثمار لا مثيل له.
الاستعداد للمستقبل
في وقت الأعمال المتغير بسرعة، حيث المرونة والكفاءة تعد أكثر أهمية من أي وقت مضى، فإن التشغيل الآلي الذكي ليس اختياريًا ؛ إنه أمر ضروري. تضع منصة بِني نفسها كشريك لا غنى عنه في هذه الرحلة، حيث لا تقدم فقط أدوات متقدمة ولكن رؤى استراتيجية.
تنبيه الكتاب الإلكتروني القادم
تعد هذه المقالة بمثابة مقدمة لكتاب إلكتروني قادم يتعمق في أبعاد متعددة للمشتريات الحديثة، بما في ذلك فصل مخصص حول الأتمتة المفرطة. سيعمل هذا الدليل الشامل على توحيد وجهات النظر المختلفة، مما يوفر كنزًا من الرؤى القابلة للتنفيذ لمحترفي المشتريات.
