Become a Supplier for Penny Software

Procurement made simple. See and action exactly what you need to. All in one place. Software that works and makes the tedious easy. No power users required.
We will Keep you update with the further progress
Select Country
Company Details
Contact Details

Any questions? Check our FAQs

We've compiled a series of FAQs for you to review, but if that doesn't answer your questions, get in touch!

Terms and Conditions

1. Rafeeq Al-Tawreed for E-Marketing hereinafter shall be referred to as the “company” and the applicant is referred to as the “Supplier”.

2. The Introduction as detailed in Paragraph “first and second” above, this Agreement’s Annexes and Attachments as shown below shall be considered an integral part of this Agreement.

3. Both parties undertake at any time during or after this Agreement expiry and for a period not less than ten years to maintain the confidentiality of all data and information of any nature or type obtained by the Supplier from the Company or obtained by the Supplier’s subsidiaries, employees or management verbally, in writing, or any written or digital information, directly or indirectly, and undertakes not to disclose such information or data to any third parties for any reason whatsoever.

4. The Supplier is committed to provide all information about his Products’ Packages’ contents and its packaging, size and weight, as well  safety data sheet(s) and other certificates as required for sale and use in addition to all technical and commercial approvals issued for every product from its manufacturers, approving parties, laboratories, engineering and users of Suppliers’ Products in addition to certificates of conformity from the authorities approving parties for each Product in accordance with the nature of the product.

5. The Supplier confirms that he is the manufacturer/an authorized distributor of the Products provided on company’s platform and has full authority to delegate third parties to use Products’ logos and trademarks.

6. The Company prefers to deal with the manufacturers or official agents of the Products offered on company’s platform and the Company does not take any commercial, legal or other responsibilities or liabilities in the event that non-official Products’ agents uses company’s platform to sell other agents’ or manufacturers’ products (local or international) and that, the affected party or supplier may sue those at-fault bodies directly.  The Company does not take any liabilities or responsibilities whatsoever and the Products’ supplier and or Agent shall exempt the Company from any and all liabilities or responsibilities commercial and or legal. The Company, however, may provide information relating to the use of company’s platform by others in conjunction with the Supplier’s Products against an official written request from the Supplier or the legal authorized party in the Kingdom of Saudi Arabia.  Company provided information shall be limited to providing the information from company’s platform and shall be exempted from any responsibilities and or details and or direct legal or commercial involvement whatsoever.

7. The Supplier authorizes the Company to use its Products’ trademark or Products’ trademarks displayed or approved for display by Company on company to  publish Supplier’s Products’ trademark(s) on Company’s website or on Company’s commercial adds  for the purpose of promoting Supplier’s Products’ sale in line with Company’s need to display Supplier’s products and services.

8. The Supplier undertakes to interact to RFQ’s, inquiries and purchase orders issued by the customers against Supplier’s product listings on the platform. In the event that the supplier fails to update his prices or product information before the expiry date, the supplier is committed to provide the same pricing, delivery time (if available) whether information on form of product listing or quotations.

9. The Supplier undertakes that his Products as provided to the Company under this Agreement  are manufactured in line with the specifications and international and local quality standards, inspected and tested and confirms to the in-kingdom warranty requirements, rules and regulations in accordance with the provisions and laws in force in Saudi Arabia.  Supplier is committed to provide warranty, services and spare parts for its products in accordance with the provisions and laws of the Kingdom of Saudi Arabia and the warranty periods applicable to each product.

10. Neither party shall be held liable for any failure, failure or delay in the execution of their duties in this Agreement for reasons beyond their control including but not limited to  force majeure,  and / or for the execution of government orders or / and because of wars or / and any hostile or hostile acts; Accidents or any other natural damages and other similar circumstances.

11. The liability of each party in the event of failure, deficiency or delay in the execution of the agreed work due to reason as provide in point # (10) above, shall be determined by paying what may be received from the Customer. In such incidents, no party shall bear any other expenses to words the other including any expenses related to production or work breakdown, consequences damages or any other whatsoever.

12. The Parties undertake to work to fulfill their responsibilities honestly, diligently and to demonstrate that in his plan, work, and provide alternatives and ways to commit to their responsibilities and fulfill their obligations without reluctance or delay.

13.  The company has the right to update general terms and conditions and usage policy based written notice to the supplier. In case the supplier, does not accept the charges, supplier is obliged to notify the company with a written letter.

14. This Agreement is governed by and construed in accordance with the laws of the Kingdom of Saudi Arabia, In case of disagreement over the provisions of this agreement or its concept, the two parties shall settle it in line with the concern court in the Kingdom of Saudi Arabia.

15. Agreement Duration: The Agreement duration is made for three years from the date of the issuance and signing date by both parties.

16. Agreement Termination: This Agreement shall expire on the expiry of its fixed term and a written request from any of the parties to terminate this Agreement three months prior to this Agreement expiry date and the complete settlement of accounts between the Parties. The Company shall have the right to terminate this Agreement with the Supplier at any time if the Supplier breaches any of its obligations contained in this Agreement. Termination shall not affect any ongoing obligations between suppliers and his customers.

17. This Agreement and its documents shall constitute the entire agreement between the Parties. Any prior agreement, understanding or correspondence between the Parties shall be null and void. This Agreement may only be amended by written understanding mutually signed by both the Supplier and the Company.

18. Both Parties (Company and Supplier) undertakes that the person who signed this agreement on behalf of the Company or the Supplier are the  authorized persons and or the  persons who have been delegated the authority by the parties management or the owners decision to sign this Agreement in line with the Kingdom rules and regulations.

19. In the event of any conflict of interpretation between this agreement and any translation, the original Arabic version shall prevail.


1. يشار الى شركة رفيق التوريد للتسويق الالكتروني” بالشركة” ويشار الى مقدم الطلب ب ” المورد”
2. تعتبر المقدمة وفقا لتفصيلها في البند “أولا وثانياً” أعلاه وفي الملحقات والمرفقات المبينة أدناه جزء لا يتجزأ من هذه الاتفاقية.
3. يتعهد الطرفان في أي وقت خلال أو بعد انتهاء مدة هذه الاتفاقية ولمدة لا تقل عن عشرة سنوات بالمحافظة على سرية البيانات والمعلومات أياً كانت طبيعتها أو نوعها والتي حصل عليها المورد من الشركة أو حصلت عليها الشركات التابعة للمورد أو موظفيه أو إدارته سواء شفهيا أو كتابية أو أي معلومات مكتوبة أو رقمية بشكل مباشر أو غير مباشر ويتعهد بعدم إفشائها او إطلاع الغير عليها مهما كانت الأسباب.
4. يلتزم المورد بتوفير جميع المعلومات عن مكونات منتجاته وطرق تغليفها وحجمها ووزنها وكذا معلومات السلامة والشهادات المطلوبة لبيعها وطرق الاستخدام والموافقات الفنية والتجارية التي تصدر لكل منتج من مصنعيها وكذا الموافقات من الجهات الرسمية أو المخبرية أو الهندسية أو الجهات المستخدمة لتلك المواد وشهادة المطابقة من الجهات المعتمدة لكل منتج وفقا لطبيعة ذلك المنتج.
5. يتعهد المورد بأنه مصنع أو موزع معتمد للمنتجات المعروضة على منصة الشركة ولديه كامل الصلاحية بتوكيل الغير باستخدام الشعارات والعلامات التجارية للمنتج.
6. تفضل الشركة التعامل مع المصنعين أو الوكلاء الرسمين للمنتجات المعروضة على منصة الشركة ولا تتحمل الشركة أي مسئولية تجارية أو قانونية أو غيرها في حال قيام غير الوكلاء الرسمين بالاشتراك في منصة الشركة وببيع منتجات مصانع أو وكلاء محلين أو عالميين على منصة الشركة وعلى المورد المتضرر مقاضاة تلك الجهات مباشرة دون أدنى مسئولية اتجاه الشركة ولا تتعهد الشركة بأي خدمة مهما كانت قد يطلبها المورد أو المصنع من الشركة في أي قضية قانونية أو تجارية إلا في حدود تقديم الإفادة الكتابية عن استخدام منتجات المورد من قبل أخرين مقابل طلب رسمي وقانوني من المورد أو الجهة القانونية في المملكة العربية السعودية وتقتصر على الرد بإعطاء المعلومة دون الدخول في أي تفاصيل أو مسئولية  قانونية أو تجارية مهما كانت.
7. يخول المورد الشركة ويأذن لها باستخدام علامته او علاماته التجارية الخاصة بمنتجات المورد المعروضة منها أو تلك التي تم الموافقة على عرضها على برنامج الشركة والنشر بموقع الشركة أو على إعلانات الشركة التجارية لغرض الترويج لبيعها وفقا لحاجتها في عرض منتجات وخدمات المورد للبيع.
8. يلتزم المورد بالتفاعل مع طلبات التسعير/ أوامر الشراء أو الاستفسارات الصادرة من العملاء على نظام الشركة وسريان أسعاره واعتمادها. وفي حال عدم قيام المورد بتحديث أسعاره او معلومات المنتجات قبل انتهاء صلاحيتها على نظام الشركة فأنه يلتزم بالأسعار المعروضة وفترات التوريد (إن وجدت) سواء كانت على شكل عرض منتجات أو تسعيرات للعملاء. 
9. يتعهد المورد بأن المواد التي ستقوم الشركة بعرضها وبيعها مصنعة طبقاً للمواصفات والمقاييس الخاصة بالجودة العالمية والمحلية وقد تم اختبارها وفحصها، وأنها خاضعة للضمان المعتمد طبقا للأحكام والقوانين المعمول بها بالمملكة العربية السعودية. كما يلتزم المورد بتوفير الضمان والخدمات وقطع الغيار لمنتجاته وفقا لأحكام وقوانين المملكة العربية السعودية ومددها التي تنطبق على كل منتج. 
10. لا يعتبر أي من الطرفين مسؤولا عن أي فشل أو قصور أو تأخير في تنفيذ الأعمال المتفق عليها في هذه الاتفاقية لأسباب خارجه عن الإرادة أو لأسباب قاهرة أو العائدة للقضاء والقدر و/أو تنفيذ لأوامر حكومية أو/وبسبب الحروب أو/وأي أعمال حربية أو عدائية و/أو الحوادث أو أي أضرار طبيعية أو خاضعه لظروف مماثلة.
11. تحدد مسئولية كل طرف في حالة الفشل أو القصور أو التأخير بسبب من الأسباب القاهرة كما ذكرت في الفقرة رقم (10) أعلاه، في تنفيذ الأعمال المتفق عليها ودفع ما قد يتم استلامه من العميل ولا يتحمل أي طرف أي مصاريف أخرى مهما كانت بما فيها أي مصاريف خاصة بالتوقف عن الانتاج او العمل أو الأضرار المتراكمة أو غيرها مهما كانت.
12. يتعهد الطرفان بالعمل على تنفيذ مسئولياتهم المتفق عليها بكل أمانة وحرص وتقديم ما يثبت ذلك والعمل والتخطيط وإيجاد البدائل والسبل لتنفيذ مسئولياتهم والوفاء بالتزاماتهم دون تلكأ أو تأخير.
13.   يحق للشركة تحديث الشروط العامة وسياسة التعامل بناء على إشعار مسبق ومكتوب من قبل الشركة للمورد. ويلتزم المورد بالإشعار كتابيا بالرفض في حال عدم رغبته في الاستمرار استفادته من خدمات الشركة. 
14. تخضع هذه الاتفاقية وتفسر وفقا لقوانين المملكة العربية السعودية، في حال الخلاف حول نصوص هذه الاتفاقية أو مفهومها فيجب على الطرفان حله ودياً، وفي حالة وجود نزاع بين الطرفين يتم الفصل فيه عن طريق المحكمة المختصة في المملكة العربية السعودية.
15. مدة الاتفاقية: إن مدة هذا الاتفاقية هي ثلاثة سنوات من تاريخ تحريرها وتوقيعها من قبل الطرفين.
16. إنهاء العقد: تنتهي هذه الاتفاقية بانتهاء مدتها المحددة و/أو قيام أحد الطرفين بطلب الإنهاء كتابيا قبل ثلاثة أشهر من تاريخ الانتهاء وتسوية الحسابات بين الطرفين، كما يحق للشركة انهاء الاتفاقية بشكل مباشر في حال الإخلال بأي من بنود هذه الاتفاقية، على أنّ إنهاء التعاقد لا يشمل الالتزامات المفتوحة قبل تاريخ الإنهاء. 
17. هذه الاتفاقية ومستنداتها تعتبر كامل الاتفاق المبرم بين الطرفين، ويعتبر أي اتفاق سابق أو مفاهمة أو مراسلات بين الطرفين لاغية بموجب هذه الاتفاقية، ولا يجوز تعديل هذه الاتفاقية إلا باتفاق خطي يوقعه الطرفان.
18. يقر الطرفان (الشركة والمورد) بأن الأشخاص الموقعين على هذه الاتفاقية نيابة عن الطرفين هم الأشخاص المعتبرين والمفوضين و/أو المخولين بالتوقيع من إدارة الشركة أو قرار الشركاء وفقا لأنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية.
19. حررت هذه الاتفاقية باللغتين العربية والإنكليزية وفي حال وجود خلاف في التفسير فإن اللغة العربية هي التي تسود.                    


This site uses cookies to offer you a better browsing experience. Find out more on how we use cookies and how you can change your settings.