إن فهم كيفية أداء شركتك وما إذا كانت تتجه نحو النجاح أو الفشل يعتمد على محاسبة دفتر الأستاذ العام الجيدة. الخبر السار هو أنه مع تسريع الاقتصاد الرقمي والحفاظ على دفتر الأستاذ المثالي أصبح أسهل من أي وقت مضى.

يعد تتبع ما يأتي ويخرج مطلبًا أساسيًا أساسيًا لكل شركة. قبل أجهزة الكمبيوتر ، كانت الطريقة الوحيدة للتتبع هي الاحتفاظ بدفتر مادي - "دفتر الأستاذ العام" الذي يوضح الإيرادات والمدفوعات والائتمانات والأصول والمصروفات. كانت محاسبة دفتر الأستاذ العام دائمًا نقطة البداية لفهم الربح والخسارة والقدرة على إنشاء تقارير مالية.

ثم جاء الكمبيوتر وجداول بيانات Excel وأنظمة برامج إدخال البيانات التي سهلت تسجيل ملفات دفتر الأستاذ ومشاركتها وتخزينها. الآن ، مع ظهور منصات الشراء الشاملة القائمة على الذكاء الاصطناعي والممكّنة بالتحليلات ، تغيرت اللعبة مرة أخرى. ومع ذلك ، فإن ما لم يتغير هو الحاجة الأساسية لأصحاب الأعمال والمتخصصين في المشتريات والمحاسبين لفهم الأنواع المختلفة من محاسبة دفتر الأستاذ العام وكيف تفيد الأعمال.

أنواع مختلفة من دفتر الحسابات العام وكيف يساعد بتنفيذ الأعمال.

• الإدخال المزدوج:
المعيار الذهبي وأهم أشكال دفتر الأستاذ هو "إمساك الدفاتر المزدوجة القيد" أو "محاسبة القيد المزدوج". يحتوي النظام على جانبين متساويين ومتوافقين ، يُعرفان باسم الخصم والائتمان. دائمًا ما تؤثر المعاملة في مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج على حسابين على الأقل ، وتتضمن دائمًا خصمًا واحدًا على الأقل وائتمانًا واحدًا على الأقل ، ودائمًا ما يكون بها إجمالي ديون وإجمالي ائتمانات متساوية. هناك العديد من الفوائد لهذا.

لا تضمن الدفاتر المزدوجة المعلومات الصحيحة المتعلقة بالدخل فقط ولكن يمكن أن تساعد في الكشف عن الأخطاء المالية والاحتيال. على سبيل المثال، إذا حصلت الشركة على قرض مصرفي مقابل 10000 دولار، ويتطلب تسجيل الصفقة خصمًا قدره 10000 دولار لحساب الأصول يسمى «كاش»، بالإضافة إلى رصيد قدره 10000 دولار لحساب خصوم يسمى ملاحظات مستحقة الدفع.

على الرغم من أهمية الدفاتر المزدوجة، يمكن أن تستغرق العملية وقتًا طويلاً لأن الإدخالات يجب إدخالها والتحقق منها مرتين. قد يكون من الصعب أيضًا تحديد الأخطاء إذا كانت المعلومات المدخلة غير صحيحة.

• المجلات:
عندما يقدم دفتر المحاسبات العام لمحة عامة، تكون الإدخالات اليومية جزءًا لا يتجزأ لفهم التفاصيل. هناك عدة أنواع مختلفة من إدخالات المجلات التي تجعل من الممكن الحصول على الفهم العميق لمختلف المعاملات. وهي تشمل مجلة الإيصالات النقدية التي يوضح جميع النفقات النقدية، و مجلات الدفع النقدي التي تسرد جميع الأموال النقدية المنفقة و مجلات المبيعات و تحتوي على قائمة المبيعات.

يمكن أيضًا إنشاء مجلات الشراء حيث تُظهر جميع مشتريات الائتمان التجارية، بينما تساعد مجلة إرجاع المشتريات و مجلة إرجاع المبيعات و المجلة العامة في توفير رؤية أكبر على التفاصيل الدقيقة. أي شركة تستخدم وتلتزم بكل هذه المداخل اليومية ستكون قادرة على الحفاظ على الشفافية الكاملة وضوابط عالية الدقة للتكاليف ومعادلات المحاسبة الأساسية.

• المعادلة الحاسبية الأساسية:
في جميع الأوقات، يجب أن تكون المعادلة الحاسبية الأساسية متوازنة - أي الهدف الأساسي: هو حساب القيمة الإجمالية للأصل عن طريق الجمع بين حقوق مالك الشركة والتزاماته. إذ كانت المعادلة غير متوازنة، فهذا يعني أن تقاريرك المالية غير دقيقة ويجب أن يتم مراجعة الحسابات. الخبر السار هو أنه مع المشتريات الرقمية المتقدمة من البدية إلى النهاية كمنصات مثل بِني، أصبح من المستحيل إجراء عمليات خارج التوازن. بِني تدمج مجموعة من الوحدات المختلفة في برامج الشراء والمحاسبة الحالية، مما يمكن أتمتة كل شيء. ويشمل ذلك طلبات الشراء، والاستعانة بالمصادر الإلكترونية، و شراء الطلبات، والمذكرات المستلمة، والفواتير والفواتير الأولية، والمدفوعات.

معتمد من قبل ProcureTech Kearney Consulting كواحد من أكثر 100 حل مشتريات ابتكارًا على مستوى العالم ، قائم على السحابة بني يخفف من مساحة الخطأ البشري عن طريق أتمتة المشتريات وأوامر الشراء وطلبات تقديم العروض والمدفوعات - يجمع كل شيء معًا من أجل الرؤية النهائية والتحكم في التكاليف.

تم تمكين بِني عبر أجهزة متعددة وسهل الاستخدام بشكل لا يصدق، وقد تم تصميم بِني لمساعدة الأعمال التجارية المتنامية بتقلل الأخطاء وتحسن التنفيذ - مما يجعل الوظيفة القديمة كالدفاتر عملية آلية لا تشوبها شائبة لتحقيق النجاح.