اجعل تحليل إنفاقاتك فعّال

نعمل بجد لمنح أعمالنا أفضل فرصة لتحقيق النجاح التجاري من خلال توليد أكبر قدر ممكن من الإيرادات لزيادة المحصلة النهائية لشركتنا. لكن رفع صافي أرباحك لا يقتصر على زيادة العائدات فقط.

زيادة كفاءة المصاريف من خلال عملك عن طريق تقليل تكاليف الشراء أو تغيير المنتجات أو العمل ببساطة باستخدام طريقة مختلفة يمكن أن يوفر لك المال.

ربما سمعت العبارة من قبل. كفاءة المصاريف يعني القدرة على تقديم المشاريع والخدمات بأقل سعر ممكن والأهم من ذلك ، دون المساومة على جودة المنتج أو الخدمة.

ولا تخلط بين كفاءة التكلفة وفعالية التكلفة. يتم خلط ذلك بسهولة لأن هذه الكلمات شائعة في عروض تقديمية مثل (PowerPoint) من قبل المديرين التنفيذيين ومديري المبيعات الذين يتطلعون إلى تعزيز براعة أعمالهم.

لكن العبارتين تعنيان شيئان مختلفان تمامًا. ألق نظرة على قاموس أكسفورد الإنجليزي. وفقًا للقاموس التاريخي و الرئيسي للغة الإنجليزية، كلمة «كفاءة» تعني أن يكون لها «تأثير نهائي أو مرغوب فيه». و كلمة «فعّالة» تعني «الإنتاج بأقل حد من المصاريف أو الجهد».

باختصار، أن تكون فعّالاً من حيث التكلفة هو ببساطة إنجاز مهمة إدخار المال من دون الخضوع لأي تداعيات تضر عملك. تساعدك كفاءة التكلفة على تحقيق التوفير من خلال إنتاج أو القيام بأشاطة بطريقة أفضل. تراعي كفاءة التكلفة التأثير طويل الأجل الأعمال التجارية وتهدف إلى توفير المال من دون الإضرار بعملاء الشركة أو سمعتها.

التحكم بالإنفاق الخاص بك

من المنطقي أن تكون فعالاً من حيث التكلفة قدر الإمكان من الناحية التجارية. و ستجد العديد من الطرق التي يمكن من خلالها تحقيق ذلك. بالنسبة للمبتدئين ، تحتاج إلى الحصول على ملف الإنفاق و فهم الملف كلياً. إذا لم يكن لديك فكرة عن الأموال التي لديك و المصروفات ، سوف تواجه صعوبة بالتحكم بالأموال. بالتحديد، لا يمكنك قياس شيء لا يمكنك رؤيته. تختار العديد من الشركات مركزًا آليًا أو نظام أساسي يسمح لك (أو لمدير الشؤون المالية الخاص بك) برؤية كل دفعة في الماضي والحاضر وحتى المجدولة. هذا يساعدك على التحكم بإنفاقك.

التركيز على سياسة الشركة

يساعدك على تحديد الإنفاق المستقل، وهو إنفاق يتم خارج سياسة الشراء المقررة مسبقًا وهي في جوهرها غير موافق عليها. يمكن أن يكون الإنفاق المستقل من أصعب الأنواع لتحديد الموقع والقضاء عليه. مثل هذا الإنفاق في كثير من الأحيان يتواجد الإنفاق المستفل في بيانات بطاقات ائتمان الشركة أو بطاقات الشراء التي تسمح بشراء السلع والخدمات بدون استخدام عملية الشراء التقليدية. بدون ضوابط مشددة، مثل هذه البطاقات قد يكون من الصعب تحديده ويصعب إدارته. وجود نظام يدير الإنفاقات في مكان واحد أمر جيد. لأن الشركات تقضي الكثير من الوقت في التفاوض على أفضل سعر، و يمكن أن تكون المدفوعات ضارة، وتؤثر على الأرباح، أو يمكن أن تؤدي إلى الإضرار بالعلاقات مع الموردين المفضلين.

أتمتة الفواتير الخاصة بك

تنظيم وجمع العديد من الفواتير في أماكن مختلفة، من مكاتب مختلفة و أقسام مختلفة تستغرق وقتا طويلا و عرضة للخطأ. كما أنها أصبحت عملية قديمة. لم تعد الشركات تعتمد على الفواتير اليدوية، ومن المنطقي الاستفادة من مزايا أنظمة الفواتير الآلية والقابلة للتخصيص.

يمكن لبرنامج النظام الآلي تبسيط العملية وجعلها خالية من الأخطاء و الصعوبات. سيحسن دقة الفواتير ويوفر لك الوقت و الجهد ومساعدتك على تجنب التأخيرات ورسوم الدفع المتأخرة المحتملة. انها ستحرر الموارد التي يمكن نشرها بشكل أفضل في أماكن أخرى. في النهاية، ستساعدك الأتمتة على تحسين تحكمك في التكلفة مما يمنح عملك الرؤية التي تحتاجها شركتك.

تحسين الرؤية

مراقبة الإنفاق لا تساعد الشركة فقط على الحفاظ على التكاليف تحت السيطرة، لكن زيادة الرؤية تساعدك على التخطيط والتنبؤ والتأكد من امتثال أكبر على أي قرارات تتخذها. لهذا السبب الشركات تحتاج إلى عملية موثوقة لإدارة الشراء وتحليل الإنفاق والتحكم في الإنفاق، و زيادة الدخل. عملية الطلب حتى الدفع الفعّالة (والتي يتم تقسيمها عادة إلى ثلاث خطوات أولية تشمل إدارة أوامر الشراء، وإدارة الوثائق، و الموافقة على الفاتورة) يمكن أن تساعدك في تحسين المحصلة النهائية لعملك.

بِني تقدم بعضًا من أكثر الحلول مرونة وبأسعار معقولة لعمليات الشراء التي يمكن تصميمها لتناسب ميزانيتك ومرحلة عملك. نحن نقدم جميع المزايا المذكورة أعلاه والمزيد لمساعدتك في الحفاظ على المستوى الأمثل مع الموردين والزبائن. من فضلك لا تتردد في التواصل معنا.فريق الخبراء الخاص بنا مستعد للإجابة على جميع أسئلتك.