تعد أتمتة عملية الشراء طريقة بسيطة لتعزيز كفاءة فرق الشراء. إنها أيضًا خطوة مهمة نحو تحويل هذا الدور من المشغل التقني إلى المحرك الاستراتيجي. يعد تحديث إجراءات الشراء للاستفادة من التكنولوجيا الجديدة مهمة صعبة ، ولكن يمكن للفرق وضع حل متطور بسرعة مع وضع الخطة الصحيحة.
بالطبع ، قول هذا أسهل من فعله ، خاصة بالنسبة لأولئك الجدد على العملية. إذا كنت تشعر بنفس الشعور ، فلا داعي للقلق لأننا أدرجنا عملية من خمس خطوات لإنشاء إطار عمل متكامل للمشتريات.
الصورة من جوناثان كيمبر على انسبلاش
1. ابحث عن نقاط ضعفك
أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج إلى تحديد سبب رغبتك في تبسيط عملية الشراء.
من المحتمل أنك تفرط في الإنفاق. نظرًا لأنه يتعين عليهم انتظار الأدوات التي يحتاجون إليها ، فقد يكون فريقك أقل إنتاجية.
قد يكون العملاء غير راضين لأنك لا تستطيع الحصول على المواد بالسرعة الكافية لإكمال الطلبات. يمكن أن تنشأ الاختناقات من النماذج الخاصة بك أو نقص الأعمال الورقية الكافية. يمكنك تقييم الإجراء الخاص بك لتحديد ما قد يكون سببًا للمشكلة بعد معرفة مشكلات الشراء الخاصة بك.
2. المركزية
تعتبر مركزة المشتريات مع شخص أو فريق واحد إحدى طرق تبسيطها. اسمح للأشخاص بتقديم طلبات مباشرة إلى وكيل مشتريات واحد ، بدلاً من المرور عبر مدير القسم الذي يتعامل معه بعد ذلك من خلال مدير العمليات ، الذي يمر بعد ذلك عبر المدير المالي. نظرًا لأن هناك شخصًا واحدًا مسؤولاً عن الجدول الزمني ، فقد يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت المستغرق للحصول على تفويض للطلبات.
3. أعط الناس المزيد من القوة
إن إعطاء المزيد من الموظفين سلطة إجراء عمليات الشراء هو طريقة أخرى لتبسيط عملية الشراء.
إذا لم تحدد معلمات معينة ، مثل المنتجات والخدمات التي يمكن أن يشتريها الموظف الفردي ، والحد من عدد المعاملات التي يمكنه إجراؤها ، والموردين الذي يمكنه استخدامها ، فستتعرض للإفراط في الإنفاق.
ضع في اعتبارك منح الموظفين الحق في إجراء معاملات صغيرة ، لا سيما تلك التي تتم الموافقة عليها بشكل روتيني ، مثل المعدات المكتبية. إذا كنت تتحكم في كيفية استخدام الموظفين لبطاقات الائتمان التجارية ، فامنحها للموظفين الذين لديهم إذن شراء حتى يتمكنوا من إجراء عمليات شراء عبر الإنترنت أو شخصيًا أو عبر الهاتف دون طلب شراء بطاقة ائتمان من قسم المحاسبة. ضع قيودًا صارمة على استخدام بطاقات ائتمان الشركة.
4. مراقبة البائعين بعناية
قدم قائمة بالموردين المعتمدين الذين يمكن للموظفين الاستفادة منها إذا احتاجوا إلى فحص الموردين والتحقق منهم في كل مرة يشترون فيها عنصرًا.
هذا يضمن لك العمل مع بائعين موثوقين وقد يؤدي إلى عمليات شراء مجمعة تؤدي إلى خصومات الموردين. قم بإنشاء نظام شراء مع بائعين موثوق بهم ، حتى لا يضطروا إلى إجراء فحص ائتماني في كل مرة يشتري فيها الموظف شيئًا ما.
قدم للموردين قائمة بالأشخاص الذين يمكنهم تقديم طلبات أو إعطاء أشخاص معينين رمز شراء للشركة. يمكن لأفرادك استخدام نموذج طلب تقديم العروض لتلقي العديد من العطاءات على مشروع ما ، مما سيساعد في تبسيط العملية وتحرير الموظفين من عبء تطوير مستندات العطاء.
5. جدولة المشتريات
إذا كنت تعلم مسبقًا أنك ستحتاج إلى الحصول على سلع ومواد معينة ، فخطط مسبقًا لإجراء عمليات الشراء هذه خلال فترات ركود شركتك. هذا يمكن أن يمنع عمليات الشراء من الضياع في بحر من الأعمال الورقية ، مما يستلزم استفسارات الإدارات والطلبات العاجلة.
اطلب من كبار الموظفين إرسال طلبات شراء ربع سنوية مع مواعيد التسليم واطلب من قسم المشتريات إنشاء تقويم شراء.
الخلاصة
كان بإمكاننا إضافة المزيد من الخطوات وحتى تقديم المزيد من التفاصيل حول الخطوات الحالية. ومع ذلك ، نعتقد أن اتباع هذه النقاط الخمس وحدها سيمنحك إطار عمل متكامل للمشتريات في المستقبل.
تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحسين الكفاءة الإجمالية لقسم المشتريات في تقديم الأتمتة. سيساعدك استخدام حل الشراء الآلي على توفير الكثير من المال والوقت وتحرير تركيز موظفيك للعمل على الركائز الأساسية لعملك.
نحن في بِني يمكن أن يمنحك مثل هذا الحل لمساعدتك في تحقيق أداء من المستوى التالي. لذلك ، لا تتردد و التواصل معنا. الأن
