فهم كيفية أداء شركتك وما إذا كانت تتجه نحو النجاح أو الفشل يعتمد على إدارة دفاتر الشركة بشكل جيد. الخبر السار هو أنه مع تسارع الاقتصاد الرقمي والحفاظ على دفتر الحسابات العام أسهل من أي وقت مضى.
يعد تتبع ما الإيرادات و المخرجات مطلبًا أساسيًا لكل شركة. قبل أجهزة الكمبيوتر، كانت الطريقة الوحيدة للتتبع هي الاحتفاظ بدفتر ملموس - دفتر الحسابات العام تفاصيل الإيرادات والمدفوعات والائتمانات والأصول والمصروفات. كان دفتر الحسابات العام دائمًا نقطة انطلاق لفهم الربح والخسارة والقدرة على إعداد التقارير المالية.
ثم جاء الكمبيوتر وجداول بيانات Excel وأنظمة برامج إدخال البيانات التي سهلت ذلك تسجيل ملفات دفتر الحسابات العام ومشاركته وتخزينه. الآن، مع ظهور الذكاء الاصطناعي المدفوع والتحليلات و منصات الشراء الشاملة، تغيرت اللعبة مرة أخرى. لكن ما لم يتغير هو الحاجة الأساسية لأصحاب الأعمال والمهنيين والمحاسبين في مجال المشتريات إلى فهم الأنواع المختلفة في دفتر الحسابات العام وكيف تفيذ الأعمال التجارية.
أنواع مختلفة من دفتر الحسابات العام وكيف يساعد بتنفيذ الأعمال.
• الإدخال المزدوج:
The gold standard and most important form of the ledger is ‘double-entry bookkeeping or ‘double-entry accounting. The system has two equal and corresponding sides, known as debit and credit. A transaction in double-entry bookkeeping always affects at least two accounts, always includes at least one debit and one credit, and always has total debits and total credits that are equal. There are many benefits to this.
لا تضمن الدفاتر المزدوجة المعلومات الصحيحة المتعلقة بالدخل فقط ولكن يمكن أن تساعد في الكشف عن الأخطاء المالية والاحتيال. على سبيل المثال، إذا حصلت الشركة على قرض مصرفي مقابل 10000 دولار، ويتطلب تسجيل الصفقة خصمًا قدره 10000 دولار لحساب الأصول يسمى «كاش»، بالإضافة إلى رصيد قدره 10000 دولار لحساب خصوم يسمى ملاحظات مستحقة الدفع.
على الرغم من أهمية الدفاتر المزدوجة، يمكن أن تستغرق العملية وقتًا طويلاً لأن الإدخالات يجب إدخالها والتحقق منها مرتين. قد يكون من الصعب أيضًا تحديد الأخطاء إذا كانت المعلومات المدخلة غير صحيحة.
