لعقود من الزمن، كانت جداول البيانات الأداة الافتراضية لفرق المشتريات فهي مرنة، مألوفة، وعملياً مجانية. لكن مع تطور المشتريات لتصبح محركاً استراتيجياً لأداء الأعمال، بدأت جداول البيانات تُظهر محدودياتها.
ما كان يُعتبر "جيداً بما يكفي" أصبح اليوم عبئاً. ووفقاً لاستطلاع أجرته PwC، فإن ما يقارب 88% من جداول البيانات تحتوي على أخطاء، وفي المشتريات غالباً ما تترجم هذه الأخطاء إلى ملايين الدولارات من التكاليف أو المخاطر غير الضرورية.
إليك أهم 5 أسباب تجعل قادة المشتريات يبتعدون أخيراً عن جداول البيانات وما الذي يستخدمونه بدلاً منها.
1. جداول البيانات مليئة بالأخطاء (ومكلفة)
أشهر خطأ في جداول البيانات في التاريخ؟ حادثة “London Whale” في JPMorgan، حيث ساهمت أخطاء النسخ واللصق في خسائر تداول بلغت 6.2 مليار دولار.
المشتريات ليست تداولاً مالياً، لكن المبدأ واحد: الإدخال اليدوي للبيانات خطير. نقطة عشرية في غير مكانها، صف مكرر، أو معادلة قديمة يمكن أن تسبب تشوهات كبيرة في الميزانيات، تقييمات الموردين، والتوقعات.
مثال: اكتشفت شركة مقاولات أن أحد الموردين يتقاضى مبالغ زائدة بنسبة 4% كل ربع سنة وعلى مدار عامين بسبب خطأ غير ملحوظ في إحدى الصيغ في جدول البيانات.
2. لا يوجد تعاون لحظي
المشتريات عمل جماعي. لكن جداول البيانات لم تُبنَ للتعاون.
تنتهي الفرق بتبادل النسخ عبر البريد الإلكتروني، مما يخلق فوضى حول أي ملف هو "النهائي". وفي أثناء ذلك، تتأخر القرارات بينما ينتظر الجميع التحديثات. هذا النقص في التعاون الفوري لا يبطئ المشتريات فقط، بل يزيد أيضاً من خطر الاعتماد على معلومات قديمة.
إحصائية: تقدر McKinsey أن الشركات تهدر 20–30% من وقت المشتريات فقط في تسوية البيانات بين الفرق.
3. انعدام الأتمتة = عمل يدوي لا ينتهي
كل طلب عرض أسعار (RFQ)، تحديث للمورد، أو خطوة اعتماد يجب إدخالها يدوياً. وهذا يعني ساعات ضائعة كان يمكن استثمارها في التفاوض على عقود أفضل أو تحليل اتجاهات السوق.
كما أن التحديثات اليدوية تزيد من خطر فقدان الفرص مثل عرض ترويجي من مورد أو خصم عند الدفع المبكر لأنه لا يوجد نظام ينبه إليها تلقائياً.
مثال: أحد عملاء Penny قلص دورة RFQ الخاصة به من 14 يوماً إلى 5 أيام فقط بعد استبدال جداول البيانات اليدوية بتدفقات عمل مؤتمتة.
4. لا يوجد سجل تدقيق = كابوس الامتثال
تخضع فرق المشتريات لمزيد من التدقيق أكثر من أي وقت مضى، خاصة في القطاعات ذات الأنظمة الصارمة. جداول البيانات لا توفر سجلاً واضحاً حول من وافق على ماذا، متى أُجريت التغييرات، أو لماذا تم اختيار مورد معين.
هذا النقص في الشفافية يخلق مخاطر تتعلق بالامتثال، ويعرض الشركات للتدقيق والغرامات، ويقوض ثقة أصحاب المصلحة.
مثال: واجه أحد مزوّدي الرعاية الصحية غرامات خلال عملية تدقيق لأنه لم يتمكن من إثبات سلسلة الموافقات على عقود الموردين وكل ذلك لأن الموافقات كانت "مدفونة" في ملفات جداول بيانات قديمة.
5. جداول البيانات لا تتوسع
عندما يقتصر الأمر على عدد قليل من الموردين، قد تعمل جداول البيانات. لكن مع نمو الشركة وإضافة مئات أو آلاف الموردين تنهار جداول البيانات تحت ثقلها
المعادلات تتعطل. الملفات تستغرق دقائق للتحميل. التحكم في النسخ يتحول إلى فوضى. في هذه المرحلة، يُدرك قادة المشتريات أن ما كان يبدو "رخيصاً وسهلاً" قد أصبح عنق زجاجة.
إحصائية: وفقاً لـ Deloitte، الشركات التي تتحول من جداول البيانات إلى منصات المشتريات الرقمية تحقق تخفيضاً في زمن الدورة يصل إلى 65% وتوفيراً في التكاليف يتراوح بين 8–12%.
ما بعد جداول البيانات: ما الذي يريده القادة اليوم؟
قادة المشتريات لا يتخلون عن جداول البيانات لمجرد التجربة بل لأن التحديات الحديثة تتطلب حلولاً حديثة. اليوم يحتاج القادة إلى:
- رؤية فورية للمصروفات لاتخاذ قرارات أسرع.
- عمل مؤتمتة للقضاء على التأخير.
- بيانات مركزية عن الموردين لتقييم الأداء والمخاطر.
- أدوات امتثال لضمان الحوكمة والمساءلة.
- قابلية للتوسع للنمو من دون انهيار النظام.
وهذه ببساطة أمور لم تُصمَّم جداول البيانات لتلبيتها.
كيف تساعد Penny فرق المشتريات على تجاوز جداول البيانات
تم بناء منصة Penny لاستبدال جداول البيانات الهشة بمنصة مشتريات حديثة قائمة على السحابة. وإليك كيف تُحدث Penny الفرق:
- تدفقات عمل خالية من الأخطاء
الأتمتة تقلل الأخطاء البشرية وتحسن الدقة في كل خطوة. - تعاون لحظي
الفرق تعمل من مصدر واحد للحقيقة، مما يلغي فوضى النسخ. - أتمتة ذكية
طلبات العروض، الموافقات، والتواصل مع الموردين تتم بانسيابية، مما يوفر ساعات من العمل اليدوي. - امتثال مدمج
كل إجراء يتم تسجيله مع سجل تدقيق كامل، مما يحمي من المخاطر التنظيمية والمالية. - قابلية للتوسع منذ البداية
سواء كنت تدير 50 مورداً أو 5,000، تنمو Penny مع أعمالك بسلاسة.
النتيجة: الشركات التي تستخدم Penny لا توفر الوقت فقط، بل تحقق أيضاً نتائج مالية ملموسة—6.11% توفير مباشر و27.5% تجنب للتكاليف في المتوسط.
لقد أخذت جداول البيانات فرصتها، لكن المشتريات تجاوزتها. حان الوقت للتخلي عن العمل اليدوي واحتضان أدوات رقمية أذكى وأكثر قابلية للتوسع.
احجز تجربة مخصصة مع Penny اليوم واكتشف كيف يمكن لفريق المشتريات لديك التحرر من صداع Excel.
