Simple. Spending. Software. As above. But, more specifically, penny is a cloud-based Procure-To-Pay system. penny helps you digitize and manage your full procurement cycle from request to approval. Manage RFQs to vendors, compare quotations, send POs and even payment. penny was designed to make things easy and consolidate all of your organization’s spending needs into one intelligent system.

How can penny help my organization save time & money?

● Allocate, manage and monitor budgets by expense accounts, projects, departments, location, teams..etc ● Streamlining procurement means requests, approvals, and POs won’t be lost in emails or offline. ● History and records of requests and purchases can be extracted and tracked easily via the platform. ● Product requests are more accurate through the catalog, and hence avoid purchasing mistakes. ● Reports and analysis can be extracted from the platform, giving you a consolidated data center for all your procurement activities. ● penny is cloud-based and an easy to use platform. The action-board gives your team a user-friendly and simple experience.

What is Catalog Management in penny?

penny allows you to create a catalog of your vendors’ products to give your team an e-commerce like experience when requesting products/services. With catalogs and product listings, you’ll get more accurate ordering and avoid purchasing mistakes.

I have multiple locations and projects, can I create different catalogs for different users?

Yes. With penny, you can create multiple catalogs and assign users to their relevant catalogs.

What is Request Management in penny?

There are three types of requests in penny; Product / Service Request Travel Request Expense Request With the product/service request, requesters can browse products from the company catalog, and submit requests in a smooth eCommerce-like experience. The expense request helps users submit receipts for reimbursement. The travel request helps users request for upcoming travel and upon approval communicate with the company travel agency (the travel agency as a vendor). All requests follow the approval workflow of the company.

What I need to request does not exist in my company catalog? Can I submit a non-standard request?

Yes. If your product search finds no results, you can submit a non-standard request.

I have a complex procurement operation, can penny help me with my procurement needs?

Yes, penny is designed to handle complex procurement operations. We make EVERYTHING simple. Via the contract management feature, you can set the terms and conditions of your contract, and the system will recognize the products and the vendors of your request and match it with specified terms of your contract. Easy.

What is the approval workflow in penny?

penny allows you to tailor the approval workflow per your organization’s org chart, or project needs. When creating a requisition, it will follow the internal company approval workflow before it becomes a Purchase Order and goes externally to the supplier.

What are the different user levels in penny?

penny allows you to customize roles and privileges per your organization’s needs.

What is Budget & Expense Management in penny?

Putting you in control of your spending is integral to our mission. penny allows you to create Expense Accounts that match your P&L, and assign budgets to them. For example, you can assign $X for your “Travel Budget” and reflect on the budget before approving a travel request. In addition, penny allows you to set budgets for cost centers like projects, departments, locations, and so much more. With penny, you can extract reports and view your spend per Expense Accounts or cost center.

How can I assign PO’s to an Expense Account?

Two ways. You can assign it to the product when creating a product listing, or you can assign it manually when sending a PO. Note that a PO cannot be initiated unless an Expense Account is assigned.

What is a Workspace in penny?

A workspace is the space in which users operate in. A workspace could be a department, project, location, or whatever environment/group you need to set up. When creating a workspace, you can add users, budget, location, and other relevant information to the workspace.

What is Vendor Management in penny?

It all starts by creating your vendor list. You can store your vendor’s info such as name, address, contact, email..etc. When submitting an RFQ, PO, or Payment, the vendors will receive the request via email. You can also store contracts and payment terms.

What is Contract Management in penny?

penny helps you manage your contracts with vendors. With every order, the system recognizes locked prices and payment terms per stored contracts.

Will my vendors be required to have a penny account?

No. Your vendors can still receive your order via email. Once a request is approved by you, penny will send an automated email to the vendor with your request details.

Can my vendors have a penny account?

Yes. Vendors will be provided with a free penny Vendor Account. The penny Vendor Account will allow them to manage multiple customers and organize their sales data.

Can I brand the email template to vendors with my brand?

Yes, email customization is available for professional and enterprise customers.

How can vendors submit a quotation or acknowledge a PO without a vendor account?

To ease the experience to your vendors, penny allows them to take action via email. For instance, an RFQ email will allow vendors to submit a quotation via a link in the email.

What is a Good Receipt Note (GRN) in penny?

The Good Receipt Note (GNR) is how you acknowledge the receipt of a product or service. Once you confirm the GRN for a request, the request will move to the payment stage.

What is Payment Management in penny?

The Payment section consolidates all your due payments into one view. You can close payments by uploading a proof of payment and submitting. You can also pull reports and view payment history.

Can I submit payments through penny?

No. penny is a tool that helps you manage your relationship and work with vendors. The payment is to be submitted outside of penny. On the other hand, the acknowledgment and proof of payment can be submitted and registered via penny. An order is not marked as complete in penny until the payment is marked complete.

Can I pull reports and analysis on my purchases?

Yes. You can pull advance reports and analysis on your purchases and customize them to be per vendor, per team, per project..etc.

الأسئلة الشائعة

ما هو بني؟

كما هو واضح أعلاه. وبشكل أكثر تحديداً، يعد بني نظام قائماً على التكنولوجيا السحابية من المشتريات حتى المدفوعات. يساعدك بني على رقمنة وإدارة دورة المشتريات بشكل كامل بدءاً من الطلب إلى الموافقات، وإدارة طلبات عروض الأسعار من الموردين ومقارنة العروض وإرسال أوامر الشراء وصولاً إلى الدفع. تم تصميم بني لتسهيل الأمور ودمج جميع احتياجات الإنفاق وإدارة المشتريات لمؤسستك في نظام ذكي واحد.

كيف يمكن أن تساعد بني مؤسستي في توفير الوقت والمال؟

● تخصيص الميزانيات وإدارتها ورصدها حسب حسابات المصروفات والمشاريع، الإدارات والموقع .. إلخ ● تبسيط المشتريات من خلال الطلبات والموافقات وعمليات الشراء وحفظها من الضياع في رسائل البريد الإلكتروني. ● يمكن استخراجسجلات الطلبات والمشتريات وتتبعها بسهولة عبر المنصة. ● طلبات المنتج أكثر دقة من خلال الكتالوج، ● يمكن استخلاص التقارير والتحليلات من المنصة، يمنحك مركز بيانات موحد لجميع أنشطة الشراء الخاصة بك. ● قائم على السحابة ومنصة سهلة الاستخدام. تمنح فريقك تجربة سهلة الاستخدام وبسيطة.

ما هي إدارة الكتالوجات في بني؟

يتيح لك بني إنشاء كتالوج لمنتجات الموردين لإعطاء فريقك تجربة مشابهة لعمليات التجارة الإلكترونية عند طلب المنتجات أو الخدمات. باستخدام الكتالوجات وقوائم المنتجات، ستحصل على ترتيب أكثر دقة وتتجنب أخطاء الشراء.

لدي عدة مواقع ومشاريع، هل يمكنني إنشاء كتالوجات مختلفة لمستخدمين مختلفين؟

نعم. باستخدام بني، يمكنك إنشاء كتالوجات متعددة وتعيين المستخدمين إلى كتالوجاتهم ذات العلاقة.

ما هو إدارة الطلبات في بني؟

هناك ثلاثة أنواع من الطلبات في بني:

طلب منتج أو خدمة
طلبات السفر
طلبات المصاريف

مع طلب المنتج/الخدمة، يمكن لمقدمي الطلبات تصفح المنتجات من كتالوج الشركة، وتقديم الطلبات في تجربة سلسة تشبه التجارة الإلكترونية. يساعد طلب المصروفات المستخدمين على تقديم إيصالات للسداد. يساعد طلب السفر المستخدمين على طلب السفر القادم وعند الموافقة على الاتصال بوكالة السفر التابعة للشركة (وكالة السفر كبائع). تتبع جميع الطلبات سير عمل الموافقة للشركة.

ما أحتاج إلى طلبه غير موجود في كتالوج شركتي؟ هل يمكنني تقديم طلب غير تقليدي؟

نعم. إذا لم تتمكن من العثور عن المنتج في الكتالوج، فيمكنك تقديم طلب غير تقليدي.

لدي عملية شراء معقدة، هل يمكن أن يساعدني بني في تلبية احتياجات الطلب الخاص بي؟

نعم، تم تصميم بني للتعامل مع عمليات الشراء المعقدة. بهدف أن نجعل كل شيء بسيطاً. من خلال ميزة إدارة العقود، يمكنك تعيين شروط وأحكام عقدك، وسيقوم النظام بالتعرف على المنتجات وموردي طلبك ومطابقتها مع الشروط المحددة لعقدك بشكل أسهل مما تتخيل.

ما هي إجراءات الموافقات المتتابعة في بني؟

يسمح لك بني بتخصيص إجراءات الموافقات المتتابعة وفقًا للهيكل التنظيمي لمؤسستك أو احتياجات المشروع. عند تقديم طلب، فإنه سيتبع إجراءات الموافقات الداخلية للشركة قبل أن يصبح طلب شراء ويتم إرساله إلى المورد الخارجي.

ما هي مستويات المستخدمين المختلفة في بني؟

يتيح لك بني تخصيص الأدوار وامتيازات المستخدمين وفقاً لاحتياجات مؤسستك.

ما هي إدارة الميزانيات والمصروفات في بني؟

إن تسهيل عملياتك لإدارة المشتريات والإنفاق هو جزء لا يتجزأ من مهمتنا. بني يسمح لك بإنشاء حسابات المصاريف التي تتطابق مع قوائم الربح والخسارة (P&L) وتخصيص ميزانيات لها. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص X دولاراً أمريكياً "لميزانية السفريات" ومراجعة الميزانية قبل الموافقة على طلب السفر. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك بني تعيين ميزانيات لمراكز التكاليف مثل المشاريع والأقسام والمواقع وغير ذلك بكثير. مع بني، يمكنك استخراج التقارير وعرض إنفاقك لكل حسابات المصاريف أو مراكز التكاليف.

كيف يمكنني تخصيص أوامر الشراء لحساب المصاريف؟

من خلال طريقتان. يمكنك تخصيصه للمنتج عند إنشاء قائمة المنتجات، أو يمكنك تعيينه يدويًا عند إرسال PO. لاحظ أنه لا يمكن الشروع في مكتب الشراء ما لم يتم تخصيص حساب مصروفات.

ما هي مساحة العمل في بني؟

مساحة العمل هي المساحة التي يعمل فيها المستخدمون. يمكن أن تكون مساحة العمل محددة لقسم أو مشروع أو موقع أو أي مجموعة تحتاج إلى إعدادها بناء على احتياجات مؤسستك. عند إنشاء مساحة عمل، يمكنك إضافة المستخدمين والميزانية والموقع والمعلومات الأخرى ذات الصلة إلى مساحة العمل.

ما هي إدارة الموردين في بني؟

كل شيء يجب أن يبدأ بإنشاء قائمة الموردين الخاصة بك. يمكنك حفظ معلومات المورد مثل الاسم والعنوان والاتصال والبريد الإلكتروني .. إلخ. عند إصدار طلب عرض الأسعار أو أمر الشراء أو الدفع، سيتلقى الموردون الطلب عبر البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا حفظ العقود وشروط الدفع للموردين.

منتجاتنا

الشركة

المصادر

الأسئلة الشائعة

حلول المشتريات

من الطلب حتى الشراء

الموزع

سوق المورد

الشركة

المصادر

تواصل معنا

منتجاتنا

الشركة

المصادر

Cookies