يمكن أن يكون شراء السلع والخدمات والمعلومات يستهلك طاقات و جهود كاملة - وقد يكون - بالنسبة للمبتدئين - أمر صعب الإنجاز. و استخدام الاختصارات المختلفة لا يساعد أبداً.

بالنسبة للعديد من محترفي ومديري المشتريات ، يتم تجميع RFP RFQ و RFI معًا كجزء من نفس العملية ، باستخدام نفس اللغة للحصول على نفس النتيجة. ولكن ، مفصولة ومفهومة بشكل صحيح ، فإن العناصر الثلاثة للمشتريات تعني أشياء مختلفة جدًا. علاوة على ذلك ، عند استخدامها في السياق الصحيح ، فإنها تخلق نتائج مختلفة تجعل مهمة الشراء أسهل وأسرع وأكثر إنتاجية. نوضح هنا الفرق بين RFI RFP و RFQ.

طلب تقديم المعلومات RFI:

نقطة البداية للعديد من أقسام المشتريات عند توريد المنتجات هي جمع المعلومات عن أنواع المنتجات والخدمات المتاحة في السوق، وتوفرها، وتكاليفها، والخدمات اللوجستية المرتبطة بها. وطلب تقديم المعلومات (RFI) يستخدم للحصول على معلومات عن طبيعة البائعين المختلفين الذين يقدمون المنتجات والخدمات المطلوبة، مما يسمح لقسم المشتريات بفهم كيفية عمل كل بائع، وما هي مهاراته وقدراته، وما إذا كان لديه القدرة على توفير ما يلزم.

إن طلب تقديم المعلومات مفيد بشكل خاص لأقسام المشتريات التي ليست على دراية بـالصناعات الجديدة، مما يساعدهم على التعرف على هذه الصناعة ومقارنة البائعين عبر سلسلة القيمة. يمكن أيضًا لأقسام المشتريات استخدام طلب تقديم المعلومات (RFI) لإجراء محادثة أولية مع مختلف البائعين، واكتشاف كيفية عملهم وبناء قائمة طويلة من الموردين المحتملين. بالنسبة للبائعين، فإن إرسال طلب تقديم المعلومات هو فرصة للموردين للعمل كخبراء في سوق العمل، وتعزيز الخبرات وإظهار نهجهم في العلاقات مع العملاء.

طلب تقديم الاقتراحات RFP:

بالنسبة لقسم المشتريات المخضرم في الصناعات التابعة لهم، فإن طلب تقديم المعلومات ليس ضروري دائمًا. و يمكن إصدار طلب تقديم الإقتراحات إلى قائمة مختارة مسبقًا من الموردين الذين لديهم علاقات قائمة مع العميل. وتكون طلبات تقديم الاقتراحات مفيدة بشكل خاص عندما تبحث الشركة عن عقد طويل الأجل أو متكرر أو عقد واسع النطاق أو مشروع معقد. يمكن أن تأخذ طلبات تقديم الاقتراحات الكثير من العمل لتطويرها، مما يتطلب قرارات من أصحاب المصلحة الداخليين بما في ذلك كثير من الأحيان الأقسام المالية والقانونية.

قوة طلب تقديم الاقتراحات يتمركز بقدرته على البحث بعمق في قدرات البائع، و تمكين قسم المشتريات من اكتشاف نقاط القوة والضعف ومجالات القيمة المضافة. يمكن أيضًا استخدام طلب تقديم الاقتراحات للعثور على بروتوكولات امتثال البائعين للصحة والسلامة والحوكمة يمكن أن تكون هذه العوامل هامة للشركات الكبرى من الناحية التقنية أو البيئية. هذه العوامل غالبا ما تكون مثيرة للقلق القانوني، إدارات المخاطر وشؤون الشركات التي تتمثل مهمتها في إدارة المخاطر وحماية سمعة شركتهم.

يمكن إرسال طلب تقديم الاقتراحات إلى أي عدد من الموردين. ولكن من الناحية العملية، عدد طلبات تقديم الاقتراحات التي تُرسل إلى البائعين تتحدد بقدرة قسم المشتريات على معالجة الردود التي تتلقاها. للأقسام التي تدير المشتريات يدويًا باستخدام جداول البيانات التقليدية وأنظمة الإيداع، فإن إصدار عدد كبير من طلبات الاقتراحات قد يصبح من الصعب إدارتها خاصة إذا كان RFQ مطلوب أيضًا.

طلب عرض أسعار RFQ:

يكون طلب عرض الأسعار ضروريًا عندما تصبح التكلفة محددًا رئيسيًا لاختيار البائع. في الظروف التي يكون فيها البائعون المتعددون متساوي القدرات، فإن إصدار طلب عرض الأسعار طريقة ممتازة لاكتساب القيمة و الولاء من المورد المختار.

تستخدم بعض الشركات (لا سيما القطاع العام) اختصارات مختلفة بالنسبة إلى طلب عرض الأسعار (RFQ) والتي تشمل RFT (طلب الاختبار) و IFB (دعوة للمشاركة بالمناقصة). مهما كان الاختصار، فإن الهدف هو نفسه: استخدام عروض الأسعار والاختيار من بين قائمة مختصرة من البائعين، أو تأمين شروط أفضل من المورد المتعاقد معه سابقاً. ستصدر العديد من الشركات طلب عرض الأسعار كجزء من تجديد العقد للموردين الذين يتعاملون معهم سابقاً.

كما هو الحال مع طلب تقديم الاقتراحات، عدد طلبات عرض الأسعار الذي يمكن لفريق المشتريات إصداره يعتمد على القدرة على معالجة الردود. كمرحلة أخيرة من عملية الشراء، وسيتعين دائمًا النظر إلى ردود الطلبات و التوقيع عليها من العديد من أصحاب المصلحة الداخليين - بما في ذلك الأقسام المالية والقانونية - و يمكن أن تصبح هذه العملية طويلة من حيث الوقت والتكلفة والجهد.

التحكم بالنفقات عبر التكنولوجيا

يعد المسار الأسرع والأكثر فعالية من حيث التكلفة لمعالجة طلبات RFI و RFQ هو تخطي جداول البيانات من خلال الأتمتة. تم تصميم منصات الشراء الشاملة الجديدة والمبتكرة مثل Penny خصيصًا للقيام بكل أعمال الرفع الثقيل في كل مرحلة من مراحل عملية الشراء. مع Penny و RFIs و RFPs و RFQs يمكن إعدادها ومشاركتها مع أصحاب المصلحة الداخليين تلقائيًا ، وإصدارها إلى أعداد كبيرة من البائعين دفعة واحدة ، مع معالجة الردود ونشرها بسرعة. يتم أيضًا التعامل مع القائمة المختصرة واختيار البائعين بشكل مستقل من خلال استخدام البيانات والخوارزميات ، ويتم تنبيه صانعي القرار الداخليين تلقائيًا إلى الحاجة إلى مراجعة النتائج.

كمنصة شاملة من طرف إلى طرف، تجعل بِني القائمة على الحوسبة الأمر سهلاً لقسم المشتريات للاستفادة من قوتها الشرائية وتكبير قائمة مورديها، وتقليل الأخطاء وتحسين التنفيذ وجعل مهمة المشتريات أسهل وأسرع وأكثر إنتاجية.