بالنسبة للعديد من الشركات، يمكن أن توفر مركزية الشراء الوقت والمال و الجهد ولكن بالنسبة للآخرين، فإنها خطر و عائق أمام الإنتاجية. إذاً، ما الحل ؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات تختار مركزية الشراء. بالنسبة لبعض الشركات، مركزية الشراء تساعد في تقليل الإنفاق الغير مُدار ولكن بالنسبة للآخرين، يمكن أن تخلق تقيدات وإحساسًا بالبيروقراطية غير الضرورية. ومع ذلك، هناك اتفاق عام على أن مركزية الشراء من المرجح أن تقلل من المخاطر وتوفر الإنفاق وتبني علاقات أفضل مع الموردين.
إيجابيات مركزية الشراء
إحدى الفوائد الأكثر شيوعاً لمركزية الشراء هي أنها تضع إنفاق الشركة تحت سيطرة مركزية مع رؤية كاملة لكل هللة مُنفقة. هذا يجعل من الممكن تقليل مخاطر الإنفاق الغير مُدار والقضاء على الشراء الغير ممتثل. كما أنها تجعل من المستحيل للموظفين الشراء من الموردين الغير معتمدين وإبرام عقود أكبر من خلال الرقابة الإدارية.
من خلال إدارة جميع المشتريات معاً تحت سقف واحد، يكتسب فريق المشتريات القدرة على الاستفادة من العلاقات مع الموردين. مركزية الشراء تسلط الضوء على عقود المنشئة بشكل ضعيف وتتيح إعادة التفاوض بشروط محددة عن طريق طلب تقديم الاقتراحات. ثم بعد ذلك يمكن تقسيم الموردين إلى فئات مختلفة: الإمدادات المكتبية أو وكالات التوظيف، على سبيل المثال.
التجزئة هي طريقة ذكية للشركة لفهم الإنفقات على شكل فئات محددة. مع هذا المستوى العميق من الإدارة، يمكن للشركات تنسيق قوائم الموردين المفضلين وإنشاء قوائم طويلة الأجل ذات منفعة متبادلة وبذلك تتعزز مستويات الخدمات وتنخفض التكاليف. هذا يعطي الفرصة لتحليل تكاليف الإنفاق والموردين وتقديم رؤية مناسبة لتحسين الجودة مقابل المال وأفضل الخدمات المتاحة في السوق.
سلبيات مركزية الشراء
في حين أن هناك العديد من الفوائد لمركزية الشراء نجد أن هناك عيوب تخص للشركات الصغيرة أو الوليدة التي لا يتواجد فيها الموارد أو الحجم الذي يتطلب مركزية الشراء. بالنسبة لهذه الشركات، قد يكون نموذج الشراء اللامركزي هو المفضل.
العديد من الشركات تعمل على كل عملية شراء باستخدام فريق منفصل يفرض الحاجة إلى الأعمال الورقية والتوقيع الإداري. للبعض، قد يكون هذا محبطًا وينظر إليه على أنه عملية غير ضرورية و يقلل من المرونة. بالنسبة لبعض الشركات، اتباع مركزية الشراء يمكن أن تعني تعيين موظفين جدد في مجال المشتريات. و بذلك يصبح من الصعب إجراء تحليل دقيق للتكلفة والفوائد بين دفع مرتبات جديدة والمدخرات المحتملة التي قد يتيحها نموذج مركزية الشراء.
علاوة على ذلك، غالبًا لا تستطيع الشركات ذات المواقع الجغرافية المتعددة الاستفادة من الخصومات وهي واحدة من أعظم فوائد نموذج مركزية الشراء. في مثل هذه الظروف، نموذج واحد مع نظام إدارة الطلبات هو حل محتمل، مما يسمح لبعض الأقسام للقيام بعمليات الشراء دون الحاجة إلى موافقة مركزية. هذا يزيد من خطر الإنفاق الغير مُدارولكن من أجل الكفاءة، فإنه يمكن أن يكون حلا وسطا مقبولاً.
إيجابيات استخدام المركزية الآلية
لجميع الشركات (الكبيرة والصغيرة) التي تشتري المرونة والوضوح والكفاءة. عندما يكون لدينا القدرة على التصرف بشكل حاسم وشفاف، دون الحاجة إلى انتظار توقيع الإداريين، يكون لدينا إحساس فوري بالثقة. يمكن للأتمتة الرقمية القائمة على السحابة القيام بذلك بسرعة وبسهولة وبأسعار معقولة.
تتيح منصات الشراء الرقمية من طرف إلى طرف مثل بِني للشركات الصغيرة لإطلاق منصة شراء رقمية في وقت قصير. كـتكنولوجيا مركزية الشراء، تستفيد بِني من التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي إلى بناء منصة مخصصة لإدارة علاقات البائعين و يمكن لجميع المديرين إنشاؤها من أي مكان. تم تصميم بِني لتسهيل الأمور وتوحيد جميع احتياجات الإنفاق في مؤسستك في نظام ذكي واحد وقد تم اعتماده من قبل ProcureTech و AMP و Kearney Consulting كواحد من بين أكثر 100 حل ابتكاري للمشتريات على الصعيد العالمي.
الحل هو بِني : نظام شراء مركزي سلس ومرئي للغاية يسهل إدماجها مع النظم القائمة لإدارة العلاقات مع العملاء وإدارة المخاطر المؤسسية، والتي يمكن للجميع الوصول إليها و يمكن إثبات فعاليتها من حيث التكلفة والمصممة لتأمين عدد كبيرةمن الموردين. مع بِني لا توجد إيجابيات وسلبياتز هناك فقط عمل جيد.
