يمكن أن تحتوي عمليات الشراء السريعة غير المخطط لها وغير المدرجة في الميزانية وغير المنضبطة على شكل النفقات المخصصة غير الضارة - ولكن تكون الكارثة في الانتظار لكي تحدث.
العديد من الشركات خاصة الجديدة والتي تحتاج إلى الاستجابة بسرعة للأحداث تعتمد على القدرة على إجراء عمليات شراء فورية صغيرة. يمكن أن يكون الشراء الفوري خلال حدوث حالات طوارئ أو عندما تكون قيمة الشراء الضرورية قليلة القيمة لتدرج في مستندات الشراء أو عندما تكون تكاليف المشروع غير متوقعة تتطلب اتخاذ إجراءات فورية. في الواقع، يمكن أن يكون الشراء الفوري جزءًا لا يتجزأ من سرعة الحركة التشغيلية.
مشكلة السماح بالشراء الفوري غير المحدود أو غير الخاضع للرقابة أن الأعداد الكبيرة لمشتريات صغيرة يمكن أن تزداد بسرعة. يمكن أن يؤدي هذا إلى الإنفاق غير المُدار، مع إخفاء مئات النفقات الصغيرة في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني والإيصالات و بيانات بطاقة الائتمان. ولأن شراء الفوري يحدث عادة في الخارج ، فإنها كثيرا ما تتهرب من صرامة طلب تقديم العروض الرسمي. وبهذا يكون الشراء الفوري، ليس باهظ الثمن فحسب بل لديه القدرة على خرق الانظمة أو حتى خرق القانون. للتغلب على هذه المخاطر، العديد تعتمد الشركات على كتالوجات الشراء الفوري عبر الإنترنت.
الشراء السريع من الكاتالوجات
تبدو كتالوجات الشراء السريع فكرة رائعة. كمحطة واحدة في السوق، يقدمون التساهيل لأن كل شيء تتطلبه الشركة في مكان واحد. من خلال تجميع الصفقات والمشتريات منخفضة القيمة، باعتبار أنهم يقدمون للشركات مصدرًا غير محدود للعروض الخاصة وهنا تكمن المشكلة.
يستغرق استخدام مواقع كتالوجات الشراء وقت هائل للبحث على نطاق واسع في القوائم قبل الشراء إذاً هي ليست فعالة من حيث الوقت. ولأنهم يقدمون مشتريات فورية فقط، فلا توجد فرصة للتفاوض و الخصومات وصفقات الشراء بالجملة. ليس هذا فحسب، بل يمكن إغراء الموظفين للإفراط في شراء ما يبدو أنه صفقات رائعة أو مشتريات فريدة كل ذلك دون الإشراف على عملية الشراء. هذا يترك مساحة هائلة لعدم الكفاءة وضعف ضوابط التكاليف. ومع تحديث الأسعار يوميًا سرعان ما يصبح من السهل الدفع الزائد عند استخدام كتالوج الشراء الفوري.
كُن أنت المسؤول
الخطوة الأولى للتحكم في المشتريات الفورية هي بناء عملية شراء دقيقة التي تسمح للموظفين بالاستفادة على الفور من قائمة منظمة وموقعة للبائعين. عندما يقوم فريق المشتريات بتحويل كل شراء محتمل إلى فئات مفصلة، يكون لديهم القدرة على التحكم في من يشتري ماذا، ومِن مَن وبأي ثمن.
عندما يتم تنظيم أصغر المشتريات من خلال نظام شراء إلكتروني ولو من خلال استخدام جدول بيانات Excel فإنه أفضل من عدم استخدام أي شيء على الإطلاق، يمكن للشركة ضمان وجود قائمة الموردين والمنتجات والخدمات المتفق عليها مسبقا و المستخدمة سابقاً، وأيضاً ضمان توفر عمليات الشراء الفوري. هذا النهج يجعل من الممكن لقسم المشتريات توطيد علاقات مع البائعين، والتفاوض بشأن الصفقات الطويلة الأجل و التأكد من أن كل قرش يتم إنفاقه خاضع لبروتوكولات الامتثال.
أتمتة المشتريات
بالنسبة للعديد من الشركات، فإن المعيار الذهبي هو أتمتة دورة المشتريات بأكملها، وجلب المشتريات الفورية تحت إدارة قسم المشتريات. تُوفر الأتمتة رؤية كاملة في كل خطوة من خطوات الشراء، جمع معلومات الموردين وعقودهم ومنتجاتهم وتاريخ شرائهم شروط الدفع في مكان واحد. وعندما يتوفر كل بائع ومنتج في إطار النظام المركزي، تنعدم حاجة الموظفون بإيجاد موردين في مكان آخر. يمكن لأنظمة المشتريات الآلية أن تتوافق مع منصات إدارة علاقات العملاء والتمويل الخاصة بالشركة حتى يتمكن جميع أصحاب المصلحة من رؤية جميع العمليات.
اختر بِني
أدرك أهمية مراقبة المشتريات والنفقات في الوقت المحدد و إدارة المشتريات باستخدام منصة الشراء من البداية إلى النهاية. تم تصميم يِني خصيصًا للقضاء على الشراء الفوري غير خاضعة للرقابة. تجمع بِني جميع الموردين - من جميع الأحجام - معًا في ديناميكية السوق الداخلي الرقمي و تجعل من السهل على الموظفين الاستفادة من قائمة محددة للبائعين لكل الاحتمالات.
تقوم بِني بأتمتة دورة المشتريات بأكملها، وتوفير الوقت، وتقليل الجهد و مساحة الخطأ البشري. تقوم بِني أيضًا بأتمتة مصادر المشتريات غير المتكررة أو الصغيرة ، والعروض، والفواتير، والإيصالات، والمدفوعات والاتصالات بين الشركات ومورديها. يتم التعامل مع القائمة المختصرة واختيار البائعين حتى المشتريات الفورية العاجلة بشكل مستقل مع بِني من خلال البيانات والخوارزميات. هذا يجعل من السهل على قسم المشتريات الاستفادة من قوتها الشرائية و بناء العلاقات وطيدة مع البائعين، وتقليل الأخطاء وتحسين التنفيذ مما يجعل مهمة المشتريات أسهل وأسرع وأكثر إنتاجية بكثير.
المنصة الرقمية الفعالة من حيث التكلفة والاستخدام بسهولة من خلال السحابة، مثل بِني تجعل من الممكن للشركات من جميع الأشكال والأحجام السيطرة على النفقات من خلال توفير التحكم والرؤية والنفوذ مما يسمح لكل الشركات لتقول وداعا للشراء الفوري.
