كيفية تبسيط عملية الشراء الخاصة بك

أتمتة المشتريات

تعد أتمتة عملية الشراء طريقة بسيطة لتعزيز كفاءة فرق الشراء. إنها أيضًا خطوة مهمة نحو تحويل هذا الدور من المشغل التقني إلى المحرك الاستراتيجي. يعد تحديث إجراءات الشراء للاستفادة من التكنولوجيا الجديدة مهمة صعبة ، ولكن يمكن للفرق وضع حل متطور بسرعة مع وضع الخطة الصحيحة.

بالطبع ، قول هذا أسهل من فعله ، خاصة بالنسبة لأولئك الجدد على العملية. إذا كنت تشعر بنفس الشعور ، فلا داعي للقلق لأننا أدرجنا عملية من خمس خطوات لإنشاء إطار عمل متكامل للمشتريات.

الصورة من جوناثان كيمبر على انسبلاش 

1. ابحث عن نقاط ضعفك

أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج إلى تحديد سبب رغبتك في تبسيط عملية الشراء.

من المحتمل أنك تفرط في الإنفاق. نظرًا لأنه يتعين عليهم انتظار الأدوات التي يحتاجون إليها ، فقد يكون فريقك أقل إنتاجية.

قد يكون العملاء غير راضين لأنك لا تستطيع الحصول على المواد بالسرعة الكافية لإكمال الطلبات. يمكن أن تنشأ الاختناقات من النماذج الخاصة بك أو نقص الأعمال الورقية الكافية. يمكنك تقييم الإجراء الخاص بك لتحديد ما قد يكون سببًا للمشكلة بعد معرفة مشكلات الشراء الخاصة بك.

2. المركزية

تعتبر مركزة المشتريات مع شخص أو فريق واحد إحدى طرق تبسيطها. اسمح للأشخاص بتقديم طلبات مباشرة إلى وكيل مشتريات واحد ، بدلاً من المرور عبر مدير القسم الذي يتعامل معه بعد ذلك من خلال مدير العمليات ، الذي يمر بعد ذلك عبر المدير المالي. نظرًا لأن هناك شخصًا واحدًا مسؤولاً عن الجدول الزمني ، فقد يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت المستغرق للحصول على تفويض للطلبات.

3. أعط الناس المزيد من القوة

إن إعطاء المزيد من الموظفين سلطة إجراء عمليات الشراء هو طريقة أخرى لتبسيط عملية الشراء.

إذا لم تحدد معلمات معينة ، مثل المنتجات والخدمات التي يمكن أن يشتريها الموظف الفردي ، والحد من عدد المعاملات التي يمكنه إجراؤها ، والموردين الذي يمكنه استخدامها ، فستتعرض للإفراط في الإنفاق.

ضع في اعتبارك منح الموظفين الحق في إجراء معاملات صغيرة ، لا سيما تلك التي تتم الموافقة عليها بشكل روتيني ، مثل المعدات المكتبية. إذا كنت تتحكم في كيفية استخدام الموظفين لبطاقات الائتمان التجارية ، فامنحها للموظفين الذين لديهم إذن شراء حتى يتمكنوا من إجراء عمليات شراء عبر الإنترنت أو شخصيًا أو عبر الهاتف دون طلب شراء بطاقة ائتمان من قسم المحاسبة. ضع قيودًا صارمة على استخدام بطاقات ائتمان الشركة.

4. مراقبة البائعين بعناية

قدم قائمة بالموردين المعتمدين الذين يمكن للموظفين الاستفادة منها إذا احتاجوا إلى فحص الموردين والتحقق منهم في كل مرة يشترون فيها عنصرًا.

هذا يضمن لك العمل مع بائعين موثوقين وقد يؤدي إلى عمليات شراء مجمعة تؤدي إلى خصومات الموردين. قم بإنشاء نظام شراء مع بائعين موثوق بهم ، حتى لا يضطروا إلى إجراء فحص ائتماني في كل مرة يشتري فيها الموظف شيئًا ما.

قدم للموردين قائمة بالأشخاص الذين يمكنهم تقديم طلبات أو إعطاء أشخاص معينين رمز شراء للشركة. يمكن لأفرادك استخدام نموذج طلب تقديم العروض لتلقي العديد من العطاءات على مشروع ما ، مما سيساعد في تبسيط العملية وتحرير الموظفين من عبء تطوير مستندات العطاء. 

5. جدولة المشتريات

إذا كنت تعلم مسبقًا أنك ستحتاج إلى الحصول على سلع ومواد معينة ، فخطط مسبقًا لإجراء عمليات الشراء هذه خلال فترات ركود شركتك. هذا يمكن أن يمنع عمليات الشراء من الضياع في بحر من الأعمال الورقية ، مما يستلزم استفسارات الإدارات والطلبات العاجلة.

اطلب من كبار الموظفين إرسال طلبات شراء ربع سنوية مع مواعيد التسليم واطلب من قسم المشتريات إنشاء تقويم شراء.

الخلاصة

كان بإمكاننا إضافة المزيد من الخطوات وحتى تقديم المزيد من التفاصيل حول الخطوات الحالية. ومع ذلك ، نعتقد أن اتباع هذه النقاط الخمس وحدها سيمنحك إطار عمل متكامل للمشتريات في المستقبل. 

تتمثل إحدى أفضل الطرق لتحسين الكفاءة الإجمالية لقسم المشتريات في تقديم الأتمتة. سيساعدك استخدام حل الشراء الآلي على توفير الكثير من المال والوقت وتحرير تركيز موظفيك للعمل على الركائز الأساسية لعملك. 

نحن في بِني يمكن أن يمنحك مثل هذا الحل لمساعدتك في تحقيق أداء من المستوى التالي. لذلك ، لا تتردد و التواصل معنا. الأن 

المفردات:

الفئات:

سجل طلبك لتجربة حلول بني التقنية

تواصل معنا.
تحدث مع أحد خبرائنا ودعنا نعرف كيف يمكننا مساعدتك.

متعلق

الأسئلة الشائعة

كما هو واضح أعلاه. وبشكل أكثر تحديداً، يعد بني نظام قائماً على التكنولوجيا السحابية من المشتريات حتى المدفوعات. يساعدك بني على رقمنة وإدارة دورة المشتريات بشكل كامل بدءاً من الطلب إلى الموافقات، وإدارة طلبات عروض الأسعار من الموردين ومقارنة العروض وإرسال أوامر الشراء وصولاً إلى الدفع. تم تصميم بني لتسهيل الأمور ودمج جميع احتياجات الإنفاق وإدارة المشتريات لمؤسستك في نظام ذكي واحد.

  • تحديد وإدارة ومراقبة الميزانيات من خلال حسابات المصروفات، المشاريع، الأقسام، المواقع، والفرق .. إلخ. 
  • تسهيل وتبسيط إدارة المشتريات يعني عدم فقدان الطلبات والموافقات وأوامر الشراء في رسائل البريد الإلكتروني أو مجلدات على سطح المكتب.  
  • عبر منصة بني، يمكنك بسهولة مطلقة الوصول لأرشيف الطلبات والمشتريات وتتبعها. 
  • تجنب أخطاء الشراء عبر الطلبات الدقيقة من خلال كاتالوج المنتجات.
  • التقارير والتحليلات للعمليات عبر المنصة، مما يمنحك فهماً واضحاً وبيانات دقيقة لجميع أنشطة المشتريات الخاصة بك.
  • بني منصة سهلة الاستخدام قائمة على التكنولوجيا السحابية. بلوحة عمليات تمنح فريقك تجربة سهلة وبسيطة.

نعم، تم تصميم بني للتعامل مع عمليات الشراء المعقدة. بهدف أن نجعل كل شيء بسيطاً. من خلال ميزة إدارة العقود، يمكنك تعيين شروط وأحكام عقدك، وسيقوم النظام بالتعرف على المنتجات وموردي طلبك ومطابقتها مع الشروط المحددة لعقدك بشكل أسهل مما تتخيل.

إن تسهيل عملياتك لإدارة المشتريات والإنفاق هو جزء لا يتجزأ من مهمتنا. بني يسمح لك بإنشاء حسابات المصاريف التي تتطابق مع قوائم الربح والخسارة (P&L) وتخصيص ميزانيات لها. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص X دولاراً أمريكياً "لميزانية السفريات" ومراجعة الميزانية قبل الموافقة على طلب السفر. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك بني تعيين ميزانيات لمراكز التكاليف مثل المشاريع والأقسام والمواقع وغير ذلك بكثير. مع بني، يمكنك استخراج التقارير وعرض إنفاقك لكل حسابات المصاريف أو مراكز التكاليف.

نعم. إذا لم تتمكن من العثور عن المنتج في الكتالوج، فيمكنك تقديم طلب غير تقليدي.

بحاجة إلى المساعدة؟

بسكويت

يستخدم هذا الموقع ملفات تعريف الارتباط ليقدم لك تجربة تصفح أفضل. اكتشف المزيد حول كيفية استخدامنا لملفات تعريف الارتباط وكيف يمكنك تغيير إعداداتك.