من الممكن للنفقات الغير الرسمية (الغير مُدارة) أن تسبب مشكلة طويلة الأمد يصعب تحديدها أو إيجادها. لكن ما هي انفقات الغير مدارة وكيف يمكن معالجتها ؟
مع الصعوبات الإقتصادية والتضخم والصراع الجيوسياسي النائي، نتوقع أن عام 2023 سيكون عامًا يشهد حالة من عدم اليقين للاقتصاد العالمي. وبالنسبة للعديد من المنشآت التجارية، فإن القدرة على الحصول على أقصى توفير للنفقات شرط أساسي لمواجهة هذه الظروف. ومع ذلك، بالنسبة للكثيرين - لا سيما أولئك المنشآت التجارية الصغيرة أو الذين يديرون النفقات بشكل غير رسمي - قد يكون من الصعب تحديد ما هي النفقات الغير مدارة وحتى من الصعب معرفة كيفية إيقافها.
إذاً، ما هو «الإنفاق غير المدار» ؟
النفقات الغير مرئية
على الرغم من أن الإنفاق غير المُدار له العديد من المسميات من قبل أشخاص مختلفين، إلا أنه يشير عادةً إلى الإنفاق غير المرئي أو غير المنضبط. بالنسبة للقسم أو المدير المالي، يمكن نسيان هذه النفقات تمامًا، وعلى هذا النحو، غالبًا ما تكون «غير مرئية». ومن المستحيل التحكم في الإنفاق غير المرئي.
والخبر السار هو أنه عندما يتم تحديد هذه الأنواع من النفقات والقضاء عليها، تكتسب الشركات كفاءات فورية وميزات تنافسية قوية. و القدرة على الاستفادة من قيمة الطلبات بالجملة، وإعادة التفاوض على العقود، وطرح المناقصة التنافسية وتحسين العلاقات مع الموردين. ومع ذلك، لتحديد الإنفاق الغير المرئي، يحتاج مديرو المشتريات إلى معرفة أنواع الإنفاق المختلفة وكيفية تحديدها.
الإنفاق غير الممتثل أو «المنشق»
يمكن أن يكون الإنفاق المنشق من أصعب أنواع الإنفاق للتحديد والقضاء عليه لأنه لا يمكن رصده. يحدث ذلك عندما يتم سداد مدفوعات لا تدار عن طريق قسم المشتريات، وليس بموجب عقد وضد سياسة الشركة - أو غير ممتثلة. يمكن أن يشمل ذلك اختلاس الأموال. وكثيرا ما يمكن الاطلاع على هذه النفقات في بيانات بطاقات ائتمان الشركات أو بطاقات الشراء التي تسمح بشراء السلع والخدمات دون استخدام عمليات الشراء التقليدية. مع عدم التحكم بهذه المشتريات، قد يكون من الصعب مراقبة هذه البطاقات و إدارتها.
مبدأ باريتو
لكي يفهم مديرو المشتريات مدى انتشار الإنفاقغير المدار، يمكن أن يساعد «مبدأ باريتو» - أو قاعدة 80/20 في الفهم. إنه يوضح أنه عندما تركز الشركات على العدد الأصغر من العقود الكبيرة متعددة السنوات و التي توفر مدخرات كبيرة (80٪ من الإنفاق المُدار بشكل صحيح)، يمكن أن يكون هناك ميل لتجاهل إدارة الإنفاق الأصغر. يمكن تسميتة بالإنفاق غير المُدار، والذي، عند تجاهله، يمكن أن يصل إلى 20٪ من إجمالي الإنفاق - ويصبح عبئًا ماليًا. وبالتالي، من خلال تجاهل الإنفاق «غير المدار» (أو الأصغر)، يمكن للشركة أن تفقد عن غير قصد غالبية العلاقات مع الموردين. ويمكن أن يؤدي هذا بسهولة إلى إنفاق غير مرئي واسع النطاق، وعلاقات سيئة مع الموردين، ودفع مبالغ طائلة مقابل الخدمات والإنفاق المنشق.
كيفية معالجة النفقات غير المُدارة
