تلعب سير العمل في المشتريات دورًا حيويًا في نجاح الأعمال. وهو يكفل حصول المنظمات على السلع والخدمات التي تحتاجها للعمل بفعالية مع إدارة التكاليف والعلاقات مع الموردين والامتثال. ومع ذلك، غالبًا ما تصبح عمليات الشراء غير فعالة، وتتباطأ بسبب سير العمل اليدوي والنظم القديمة والافتقار إلى الرؤية. وفقًا لمسح Deloitte لكبير مسؤولي المشتريات العالمي (CPO) لعام 2023، من المرجح أن تنشر مؤسسات المشتريات عالية الأداء ثلاثة أضعاف التحليلات المتقدمة وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA). هذه التقنيات ضرورية لتحسين صنع القرار، وتبسيط سير العمل، وزيادة التكلفة.
لم تعد الأتمتة رفاهية - إنها ضرورية للمؤسسات التي تهدف إلى توفير الوقت وخفض التكاليف وتحسين الإنتاجية. من خلال أتمتة سير عمل المشتريات الرئيسية، يمكن للشركات التركيز على ما هو أكثر أهمية: الاستراتيجية، وبناء علاقات قوية مع الموردين، وتحقيق النتائج.
فيما يلي سبعة تدفقات عمل أساسية للمشتريات يجب عليك أتمتتها لتبسيط عملياتك وتعظيم الكفاءة.
لم الأتمتة ؟
- يسرع عملية التجهيز، مما يسمح للموردين بالبدء في العمل بشكل أسرع.
- يقلل من الأخطاء عن طريق أتمتة جمع الوثائق والتحقق منها.
- يضمن استيفاء الموردين لمتطلبات الامتثال دون عناء.
أبلغت المنظمات التي تتبنى تعاون الموردين كأولوية استراتيجية عن تحسن بنسبة 61٪ في أداء الموردين، وفقًا لـ Gartner، مما يعرض قيمة التبسيط على متن الطائرة من خلال الأدوات الرقمية.
لم الأتمتة ؟
- توحد طلبات الشراء، وتزيل أوجه عدم الاتساق.
- تسريع الموافقات عن طريق إخطار الأشخاص المناسبين على الفور.
- إظهار حالة الطلبات لتفادي الاختناقات.
وفقًا لمسح التحول الوظيفي للمشتريات من Gartner، تحقق المؤسسات التي تركز على البساطة المصممة في سير عملها معدل نجاح أعلى بنسبة 42٪ في جهود التحول مقارنة بالطرق التقليدية.
لم الأتمتة ؟
- تبسيط توزيع وجمع الطلبات الإقليمية وإسقاطات المطاردات.
- يوفر أدوات موحدة وشفافة لمقارنة الموردين.
- يعزز السرعة والدقة في اختيار أنسب الموردين.
لم الأتمتة ؟
- يضمن دقة عمليات الشراء باستخدام نماذج معتمدة مسبقًا.
- يتتبع عمال البريد في الوقت الفعلي للرؤية الكاملة.
- يقلل من الأخطاء عن طريق أتمتة التحقق من صحة الطلبات والموافقات.
لم الأتمتة ؟
- تطابق الفواتير تلقائيًا مع عمليات الشراء والإيصالات المقابلة.
- تسريع دورات الدفع، وتجنب الرسوم المتأخرة.
- يعزز علاقات الموردين من خلال المدفوعات المتسقة وفي الوقت المناسب.
لم الأتمتة ؟
- يتتبع مقاييس أداء الموردين في الوقت الفعلي.
- يحدد الاتجاهات وضعف الأداء بسرعة.
- يبني علاقات أقوى مع الموردين من خلال التقييمات المتسقة.
لم الأتمتة ؟
- يوفر رؤى في الوقت الفعلي حول أنماط الإنفاق.
- يحدد فرص توفير التكاليف.
- يجعل الإبلاغ أبسط وأسرع وأكثر دقة.
كيف يمكن لبرمجيات بيني أن تساعد
في بني، تم تصميم منصتنا لتحويل عمليات الشراء من خلال أتمتة سير العمل المهم وتعزيز حوكمة أفضل عبر دورة حياة المشتريات. نحن نمكّن المنظمات ليس فقط من توفير الوقت وتقليل الأخطاء ولكن أيضًا لضمان الامتثال والشفافية والمساءلة في كل خطوة.
الخلاصة
لم تعد أتمتة سير العمل في مجال المشتريات رفاهية ؛ إنها حتمية إستراتيجية. ومن خلال تنفيذ تدفقات العمل السبعة هذه، لا تستطيع المنظمات خفض التكاليف وزيادة الكفاءة فحسب، بل أيضا بناء عمليات شراء مرنة وجاهزة في المستقبل. تتحدث البيانات عن نفسها: سواء كانت الملايين التي تم توفيرها من خلال أنظمة S2P الآلية أو نجاح التحول الذي تم تحقيقه من خلال التحليلات المتقدمة، فإن الأتمتة تمهد الطريق لقرارات شراء أكثر ذكاءً.
