تحكم في إنفاقات شركتك

الإنفاق، الإنفاق، الإنفاق. يبدو أن هذا هو كل ما تفعله العديد من الشركات ويعتمد نجاحها التجاري بشكل كبير على كيفية إدارة إنفاقها وعمليات الشراء. بعد ذلك، من المهم السيطرة على الإنفاق وإبراز الرؤية. وإلا ستفقد مسار ما تنفق عليه المال، ومن تنفق معه، وما إذا كنت تحصل على قيمة مقابل المال.

لهذا السبب تحليل الإنفاق أمر بالغ الأهمية لأي عمل وهو طريقة بسيطة لجمع معلومات الإنفاق على المشتريات واستخدام الأدوات التحليلية لتحديد فرص خفض التكلفة، وزيادة الكفاءة، ورفع القيمة إلى ما هو أبعد من المدخرات.

ما تعريف التحكم بالإنفاقات؟

يتضمن تحليل الإنفاق تحديد وجمع وتنقية وتصنيف جميع بيانات الإنفاق الخاصة بك. ثم تحليل المعلومات لفهم كيف تنفق المنظمة أموالها وأين يمكن إجراء التحسينات. لن يساعد ذلك في تقليل التكاليف والحصول على أفضل قيمة من عملية الشراء فحسب، بل يمكنه أيضًا فتح فرص لتبسيط عمليات الشراء والتفاوض على عقود أفضل.

للحصول على تحليل الإنفاق في البداية، فأنت بحاجة إلى هدف واضح. من دون هدف، سيكون من الصعب فهم البيانات التي تحتاج إلى تحليل. لذا، فإن نقطة البداية الجيدة هي تحديد أهدافك. قد يعني هذا، على سبيل المثال، البحث عن طرق لخفض التكاليف أو ببساطة الحصول على قيمة أفضل من الموردين الموثوق بهم.

بالإضافة, البيانات التي تستخدمها يجب أن تكون مفهومة و موثوقة. ومن المهم أن يتم الاحتفاظ ببياناتك في مكان واحد للحصول على الصورة الكاملة لعادات الإنفاق في عملك. للقيام بذلك، من المهم التحقق من بيانات الإنفاق من كل قسم عبر الشركة. يمكن الحصول عليها في أي مكان من الحسابات المستحقة الدفع أو المبالغ المستحقة القبض أو دفتر الحسابات العام. 

ستدرك أن البيانات يمكن أن تأتي بجميع الأشكال، سواء كانت عملات مختلفة أو لغات مختلفة. لذلك، بمجرد تحديد مصادر البيانات، تحتاج إلى جمع كل البيانات معًا في قاعدة بيانات واحدة وتحويلها بشكل كامل إلى عملة و لغة واحدة. بمجرد ضبط البيانات اتبع خطتنا المكونة من خمس خطوات لإكمال تحليل الإنفاق الخاص بك.

خطة الخمس خطوات لجعل تحليل إنفاقك كاملًا.

ترتيب البيانات
البيانات الغير منظمة، تجعل التحليل غير منظم، الأمر بهذه البساطة. ستحتاج إلى ترتيب بياناتك وإزالة المعلومات الغير صحيحة أو غير ذات الصلة وتنسيقها في لغة يمكن لأجهزة الكمبيوتر فهمها من أجل التحليل الأمثل. هذا ضروري للحصول على أفضل النتائج والأفكار.

تجميع البيانات
جمع مورديك حيث ينتمون في نفس الشركة الأم، حيث سيكون لديك بعد ذلك صورة أوضح لسلسلة التوريد الخاصة بك. وهذا يجعل من الأيسر تحقيق سلسلة التوريد الأمثل والاستفادة من الطلبات الكبيرة من نفس المورد.

تصنيف البيانات
لتتحكم الشركة في ما تنفقه, يجب تصنيف و تجميع إنفاقها. ويمكن القيام بذلك باستخدام الفئات أو تنظيم تصنيفات خاصة بالشركات مثل مدونة الأمم المتحدة الموحدة للمنتجات والخدمات وهي معيار عالمي متعدد القطاعات لتصنيف السلع والخدمات تصنيفاً دقيقاً. يقسم الإنفاق إلى فئات تشمل اللوازم القانونية والتسويقية والمكتبية والإنفاق المباشر وغير المباشر الذي سيساعد في توفير رؤية واضحة لإدارة الإنفاق.

حساب البيانات
من المستحسن وضع مؤشرات أداء رئيسية لتتبع وتحليل إنفاقك وفقًا لأهدافك. يمكنك أيضًا التفكير في تتبع النسبة المئوية للإنفاق الموجه إلى الموردين المفضلين لديك والنسبة المئوية للإنفاق غير المسجل لمراقبة التقدم مقابل أهداف الإنفاق.

مراجعة البيانات
ستتغير أنماط إنفاقك باستمرار. ستتغير الطلبات و سيتم تبديل الموردين. بعد ذلك، يجب عليك تكرار ومراجعة تحليل الإنفاق بانتظام للتأكد من عدم وجود أي خطأ في عملية الشراء الخاصة بك وأن تستفيد من كل فرص الإنفاق.

بِني تجعل الأمر سهلاً

واحدة من أكثر الطرق كفاءة وفعالية من حيث التكلفة وصرامة لتحقيق تحليل قوي للإنفاق هي من خلال منصة شراء رقمية شاملة. واحدة من أسرع الشركات نموًا في نظام «من الشراء إلى الدفع» القائمة على السحابة، هي شركة بِني و هي تتبع نظام شراء يساعدك على رقمنة وإدارة دورة الشراء الكاملة الخاصة بك، وتوفير التحليل في الوقت الفعلي ومقسم بشكل صحيح لما يتم إنفاقه، على ماذا، ومع من.

تم تصميم بِني لتسهيل الأمور ودمج جميع احتياجات الإنفاق في مؤسستك في نظام ذكي واحد وقد تم اعتماده من قبل Procure Tech & amp; Kearney Consulting كواحد من أكثر 100 حل لشراء مبتكر على مستوى العالم.
باستخدام بِني ، يمكنك التأكد من إزالة الغموض عن المشتريات وجعلها بسيطة ومصممة بشكل مثالي لتلبية احتياجات مؤسستك الفريدة. هذا النظام فعال من حيث التكلفة ومصمم لإزالة الغموض عن تحليل الإنفاق، مما يجعل من الممكن دمج كل جانب من جوانب الإنفاق بشفافية وفعالية في استراتيجية شركتك.